Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ

Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu số đã đến hạn nộp để phục vụ công việc thì vẫn phải thực hiện nộp theo đúng quy định và được cấp quyền sử dụng thường xuyên, không qua xét duyệt của người có thẩm quyền trong thời hạn bao nhiêu ngày kể từ ngày đến hạn nộp hồ sơ, tài liệu.

• 360

• 365

• 90

2. Theo Luật Lưu trữ năm 2024, “Hồ sơ” được giải thích là gì?

• a. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• b. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• c. Hồ sơ là tập các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu được tính theo năm, tối thiểu là bao nhiêu năm và tối đa là bao nhiêu năm kể từ năm kết thúc công việc.

• 2 năm, 75 năm

• 2 năm, 70 năm

4. Theo Luật Lưu trữ năm 2024, “Lập hồ sơ” được giải thích là gì?

• b. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

• a. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

5. Quy định về việc phê duyệt và ban hành Danh mục hồ sơ ?

• a. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm làm căn cứ để lập hồ sơ.

• c. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

• b. Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

6. Nội dung nào dưới đây là yêu cầu về lập hồ sơ

• a. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức.

• b. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

• c. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ không liên quan với nhau

7. Trình tự lập hồ sơ công việc gồm bao nhiêu bước?

• a. 3 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Kết thúc hồ sơ)

• b. 4 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Phân loại hồ sơ, Kết thúc hồ sơ)

• c. 5 bước (Mở hồ sơ, Thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ, Phân loại hồ sơ, Kết thúc hồ sơ, Viết bìa hồ sơ)

8. Nội dung nào dưới đây là trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành?

• a. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tham mưu trong việc chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

• b. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành.

• c. Trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc chỉ đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành

9. Nội dung nào dưới đây là trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành?

• a. Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới.

• b. Chỉ đạo công tác lập hồ sơ tại cơ quan, tổ chức.

• c. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành đối với cơ quan, tổ chức cấp dưới

• Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.

10. Nội dung nào dưới đây là trách nhiệm của người đứng đầu các đơn vị của cơ quan trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ hiện hành?

• a. Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ hiện hành.

• b. Đơn vị trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữhiện hành.

• c. Trường hợp đơn vị có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

• d. Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan, tổ chức. Trưởng đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác của các cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong đơn vị.