MEETING & EVENT COORDINATION

Definisi bagi mesyuarat ialah

• Perjumpaan sekumpulan individu bagi tujuan membincangkan sesuatu perkara atau mencapai sesuatu keputusan bersama.

• Pertemuan antara dua orang individu untuk berbincang atau membahaskan sesuatu perkara.

• Suatu catatan atau dokumen yang mengandungi perbualan atau perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat.

Antara dua (2) tujuan & objektif mesyuarat ialah

• Mencari persetujuan atas sesuatu tindakan.

• Bertukar-tukar buah fikiran dan mendapat idea-idea baharu.

• Sentiasa bersedia untuk setiap kemungkinan jika terdapat sebarang audit dijalankan.

Berdasarkan pilihan jawapan di bawah, apakah jenis Mesyuarat yang telah anda pelajari?

• Mesyuarat Jabatan

• Mesyuarat Pengurusan

• Mesyuarat Bulanan

• Mesyuarat Executive Council (EXCO)

Mesyuarat Jabatan lazimnya diadakan untuk melaksanakan perancangan yang diluluskan oleh pihak pengurusan. Siapakah yang terlibat di dalam mesyuarat tersebut?

• Ahli Jawatankuasa Kecil

• Ketua-ketua jabatan dan staf berkenaan

• Ahli Jabatan Kewangan

• Ahli Lembaga Pengarah

Antara pernyataan berikut, yang manakah benar tentang Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah?

• Mesyuarat penting yang melibatkan dasar & polisi organisasi

• Dihadiri oleh Ahli Jawatankuasa setiap bahagian yang dilantik oleh organisasi.

• Diadakan secara berkala seperti yang dirancang oleh syarikat.

• Melaksanakan dasar yang telah ditetapkan dalam Mesyuarat Pengurusan.

Antara prosedur mesyuarat yang perlu dilakukan sebelum mesyuarat berlangsung ialah

• Tetapkan tarikh, lokasi dan masa mesyuarat.

• Setiausaha tidak perlu berbincang dengan pengurus dan merancang mesyuarat sendiri.

• Memastikan segala keperluan dan dokumen disediakan lebih awal.

• Mengedarkan notis & agenda mesyuarat kepada ahli yang terlibat.

Notis panggilan mesyuarat haruslah disediakan & diedarkan dalam tempoh ______ sebelum mesyuarat berlangsung.

• seminggu

• 10-12 hari

• 2-3 hari

• 24 jam

Perkara pertama yang perlu ada dalam Agenda Mesyuarat ialah

• Pengesahan minit mesyuarat lepas

• Senarai kehadiran ahli

• Ucapan aluan pengerusi

• Perkara yang dibincangkan

Terdapat tiga (3) kaedah yang digunakan untuk mengedarkan agenda mesyuarat iaitu :

• Serahan tangan

• Pos

• Memo

• Mel eletronik

Antara dua (2) kelebihan tempat mesyuarat luaran adalah

• Kemudahan lebih baik

• Kos yang tinggi

• Lebih selesa kerana ruang yang lebih besar

• Masa penggunaan terhad