Pre-Test Melakukan Komunikasi Melalui Telepon

Dalam melakukan pembicaraan telepon, apabila penelepon tidak bersedia menyebutkan identitasnya, sebaiknya penerima telepon dapat bertanya sebagai berikut:

• Ingin bicara dengan siapa, tolong sebutkan identitas Saudara?

• Selamat siang, dengan Kinanti, ada yang bisa kami bantu?

• Siapa ini? Dengan siapa? Siapa yang bicara ini?

• Maaf, bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara ?

Apabila atasan Anda sedang tidak ada di tempat atau sedang sibuk sehingga tidak dapat menerima panggilan telepon masuk, maka yang seharusnya dilakukan oleh seorang staf administrasi kantor/sekretaris adalah …..

• Menyampaikan agar penelepon menelepon kembali nanti

• Segera ucapkan terima kasih dan tutup teleponnya

• Menyampaikan kepada penelepon bahwa atasan tidak ada di tempat dan tawarkan untuk meninggalkan pesan

• Mencatat nomor telepon kantor

Berikut ini, terdapat urutan/tahapan sapaan yang tepat ketika menerima telepon masuk :

• Salam - menyebutkan identitas perusahaan

• Menyebutkan identitas diri - salam - menyebutkan identitas perusahaan - menanyakan keperluan

• Salam - menyebutkan identitas perusahaan - menyebutkan identitas diri - menanyakan keperluan

• Salam - menanyakan keperluan - menyebutkan identitas diri - menyebutkan identitas perusahaan

Saat Anda diminta untuk menelepon klien oleh atasan, langkah awal yang pertama dilakukan adalah .....

• Memutar/menekan nomor telepon klien

• Menyiapkan alat tulis dan mencatat hal yang berhubungan dengan kegiatan menelepon klien

• Meminta operator menyambungkan telepon dengan klien

• Mendengarkan nada pilih

Jenis hubungan telepon yang ditinjau dari jarak jangkauannya, salah satunya dengan cara menggunakan hubungan telepon yang dimulai dengan menekan kode wilayah dan kemudian menekan kode nomor telepon yang dituju, maka hubungan yang dimaksud tersebut disebut .....

• Hubungan lokal

• Hubungan interlokal

• Hubungan tanpa status

• Hubungan internasional

Apabila semua data yang dibutuhkan sudah diperoleh, untuk mengakhiri pembicaraan segera ucapkan terima kasih. Kemudian jika pembicaraan usai, segera letakkan gagang pesawat telepon dengan hati-hati dan perlahan agar menimbulkan kesan yang baik terhadap penerima telepon. Penjelasan yang disampaikan tersebut merupakan .....

• Tahap mengakhiri panggilan telepon keluar

• Tahap sebelum menelepon

• Tahap saat menelepon

• Tahap menyampaikan pesan telepon

Telepon sebagai alat komunikasi, bukan berarti tidak memiliki hambatan. Ada beberapa hambatan yang sering dijumpai saat melakukan hubungan bertelepon. Salah satu hambatan dalam bertelepon yang disebabkan karena faktor kondisi fisik peralatan telepon adalah .....

• Berbicara di telepon sambil berbicara dengan rekan kerja yang lain

• Setelah memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada sambung

• Berbicara berdecak atau berbicara di telepon sambil makan

• Suara jelas

Kunci kesuksesan dalam berkomunikasi lewat telepon adalah …..

• Suara yang sabar, tulus dan mau mendengarkan

• Ada hambatan dalam bertelepon

• Banyaknya pesawat telepon

• Kecanggihan pesawat telepon

Nama tokoh penemu yang mematenkan sound telegraph sebagai cikal bakal telepon adalah .....

• Antonio Meucci

• Alexander Graham Bell

• Johann Philips Reis

• Elisha Grey

Di kantor, Andi menggunakan alat komunikasi untuk menyampaikan informasi dalam lingkup organisasi dari satu bagian ke bagian lain dalam satu kantor. Alat yang digunakan Andi tersebut adalah .....

• Switchboard

• Telephone Answering Machine

• Loudspeaking Telephone

• Intercom