Manajemen Perkantoran Modern

Mekanisme pengelolaan data atau informasi yang sebelumnya bersifat manual menjadi serba otomatis karena dilakukan menggunakan komputer disebut...

• Otomatisasi

• Digitalisasi

• Komputerisasi

• Transformasi

Sebuah sistem yang diciptakan untuk mengelola administrasi dengan pengurangan atau peniadaan penggunaan kertas dan beralih ke dokumen digital disebut...

• Modernisasi

• Otomatisasi

• Paperless office

• Digitalisasi

Yang tidak termasuk bahwa penerapan paperless office dapat meningkatkan produktivitas kerja adalah

• Pekerjaan dapat diselesaikan dengan waktu yang singkat

• Memudahkan dalam pencarian dokumen

• Kebingungan dalam mengoperasikan aplikasi

• Memudahkan dalam transfer informasi antar pegawai

Beberapa hal yang bisa diterapkan untuk menunjang paperless office adalah sebagai berikut, kecuali...

• Menggunakan e-mail untuk kepentingan surat-menyurat

• Menggunakan drive atau penyimpanan awan lainnya untuk berbagi file

• Beralih ke data digital

• Tetap menggunakan kertas dalam melakukan aktivitas kantor

Jika instansi masih menggunakan kertas dalam proses administrasinya, maka akan memakan ruang, waktu, dan biaya. Ini terlihat dari, kecuali...

• Hemat biaya

• Terjadi kesalahan cetak akibat human error

• Pemborosan kertas

• Membutuhkan ruang penyimpanan dokumen

Kebiasaan dan budaya yang membentuk kita selama berabad-abad perlu waktu untuk digantikan dengan budaya baru, yaitu budaya memakai file digital.Mengenai berapa lama sebelum semua berubah akan sulit dipastikan, tetapi yang pasti, konsep Paperless Office adalah sebuah keharusan dan tidak bisa tidak diwujudkan. Sebab, kalau kita tidak membiasakan sekarang, maka alam akan segera memojokkan kita pada situasi yang sama sekali tidak menyenangkan. Oleh karena itu, coba sebutkan dan jelaskan langkah awal yang sebaiknya dilakukan untuk menerapkan Paperless Office!

Jelaskan apa yang Anda ketahui tentang paperless office!

Sebutkan dan jelaskan aktivitas tugas pelayanan dalam manajemen perkantoran modern!

Paperless merupakan sebuah langkah di era digital untuk perusahaan-perusahaan yang telah mengurangi penggunaan kertas atau tidak menggunakan kertas sama sekali. Mereka lebih memilih untuk menggunakan file digital untuk menyimpan dokumen mereka. Sebutkan dan Jelaskan keuntungan apa saja yang akan didapat untuk keperluan bisnis?

Dalam menerapkan paperless office terdapat kelemahan yaitu Ketergantungan pada teknologi. Apabila seluruh pekerjaan dilakukan secara elektronik, jika laptop yang rusak tentu akan menghambat pekerjaan apalagi jika seluruh data penting ada di dalamnya dan lupa untuk mem-backup. Di samping itu, koneksi internet lambat sementara membutuhkan secepat mungkin untuk mengakses dokumen tentu akan menghambat pekerjaan juga. Menurut anda bagaimana cara mengatasi kelemahan tersebut ? Jelaskan dan beri contoh!