Bài 2. Tổ chức sự kiện

Trong giai đoạn xúc tiến sự kiện bao gồm các hoạt động cơ bản nào?

• Thu thập thông tin, tiếp xúc, đàm phán, ký kết hợp đồng.

• Thu thập thông tin, quảng cáo, đàm phán, thực hiện sự kiện.

• Tiếp xúc, chọn lọc thông tin, điều chỉnh kịch bản, đàm phán.

• Tiếp xúc, xây dựng kế hoạch, đàm phán, ký kết hợp đồng.

Công tác thu thập thông tin có những đặc điểm gì?

• Có tính mục đích, đa dạng về phương thức, cách thức, có thể tìm kiếm từ các kênh thông tin khác nhau, thu thập thông tin không cần kỹ năng.

• Có tính mục đích, đa dạng về phương thức, cách thức, có thể tìm kiếm từ các kênh thông tin khác nhau, là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết.

• Đa dạng về phương thức, cách thức, có thể tìm kiếm từ các kênh thông tin khác nhau, là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết.

• Đa dạng về phương thức, cách thức, thu thập thông tin không cần kỹ năng, là một quá trình liên tục, nhằm bổ sung, hoàn chỉnh thông tin cần thiết.

Khi tiếp xúc với khách hàng có thể theo các cách thức nào?          

• Tiếp xúc trực tiếp, tiếp xúc gián tiếp.

• Tiếp xúc thông qua tờ rơi quảng cáo.

• Tiếp xúc qua điện thoại.

• Gặp mặt trực tiếp khách hàng.

Đàm phán với khách hàng cần lưu ý những điều gì?

• Cần nắm vững mục tiêu sự kiện, dự toán ngân sách, xây dựng kịch bản theo khuôn mẫu.

• Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách, khách mời tham gia sự kiện, ý tưởng sự kiện.

• Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh, dự toán ngân sách, xây dựng kịch bản theo khuôn mẫu.

• Cần nắm vững mục tiêu sự kiện, chương trình, dự toán ngân sách, tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh, có các ý tưởng sáng tạo của mình.

Hợp đồng thông thường gồm những nội dung cơ bản nào?  

• Chủ thể của hợp đồng, đối tượng của hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, giải quyết tranh chấp.

• Đối tượng của hợp đồng, thời gian và địa điểm thực hiện hợp đồng, giá trị hợp đồng, thời hạn và phương thức thanh toán.

• Chủ thể của hợp đồng, giá trị hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, giải quyết tranh chấp.

• Chủ thể của hợp đồng, đối tượng của hợp đồng, thời gian và địa điểm thực hiện hợp đồng, giá trị hợp đồng, thời hạn và phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia, giải quyết tranh chấp.

Quy trình xử lý thông tin: 

• Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực → Bảo quản, lưu trữ thông tin → Cung cấp thông tin phổ biến thông tin.

• Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin → Bảo quản, lưu trữ thông tin → Cung cấp thông tin phổ biến thông tin.

• Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực → Cung cấp, phổ biến thông tin → Kiểm tra độ chính xác của các thông tin.

• Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực→ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin→ Cung cấp, phổ biến thông tin→ Bảo quản, lưu trữ thông tin.

Phương pháp thu thập thông tin dùng một hệ thống câu hỏi được chuẩn bị sẵn trên giấy theo những nội dung xác định là:

• Phương pháp phỏng vấn sâu.   

• Phương pháp thảo luận nhóm.

• Phương pháp thu thập thông tin chuyên sâu.

• Phương pháp thu thập thông tin bằng bảng hỏi định lượng.

Điều khoản thường lệ là?

• Những quy định chung mang tính bắt buộc nếu không thể hiện trong hợp đồng thì mặc nhiên thừa nhận và nếu ghi vào hợp đồng thì ko được trái với các quy định pháp luật.

• Là những điều kiện cơ bản, quan trọng nhất thiết phải ghi trong hợp đồng nếu không hợp đồng sẽ không có giá trị pháp lí.

• Điều khoản do 2 bên thỏa thuận căn cứ theo khả năng và nhu cầu của các bên.

• Điều khoản về những điều kiện quan trọng nhất thiết phải ghi do 2 bên thỏa thuận sau khi đã đàm phán thành công.

Bạn sẽ xử lý như thế nào khi khách hàng đưa ra những yêu cầu không hợp lý, bất khả thi đối với sự kiện?

• Từ chối yêu cầu của khách hàng ngay lập tức và giải thích lí do.

• Từ chối một cách khéo léo, thuyết phục khách hàng với những chế độ có nhiều lợi ích cho khách.

• Tỏ thái độ khó chịu, từ chối yêu cầu và giải thích lí do.

• Cho rằng khách không am hiểu, từ chối yêu cầu.

Giá trọn gói tổ chức sự kiện là hình thức:

• Là mức giá nhà tổ chức sự kiện dùng để đấu thầu tổ chức.

• Là mức giá nhà tổ chức sự kiện đặt dịch vụ biểu diễn nghệ thuật.   

• Là mức giá nhà tổ chức sự kiện thuê đơn vị tổ chức sự kiện thực hiện mọi công việc.

• Là mức giá nhà đầu tư sự kiện thuê đơn vị tổ chức sự kiện xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện.