Persediaan PP1 RBT BAB 2

Apakah aktiviti utama dalam pengurusan sumber projek?

• Skop kerja

• Kos projek

• Jarak projek

• Tempoh masa

Answer explanation

3 Item dalam Pengurusan Projek

1. Kos Projek = Melibatkan peruntukan kewangan bagi projek

2. Tempoh Masa = Melibatkan masa yang ditetapkan untuk menyempurnakan sesuatu projek

3. Skop kerja = Terbahagi kepada dua iaitu:

a) Skop Produk = semua yang berkaitan dengan produk seperti kualiti, ciri-ciri, dan fungsi reka bentuk pada produk tersebut

b) Skop Projek = melibatkan kerja-kerja atau tugasan yang mesti dilaksanakan untuk menyiapkan sesuatu projek. Contohnya, kepimpinan dan pengurusan masa, bahan, maklumat, ruang bekerja.

"Aktiviti pengurusan ini melibatkan pengurusan terhadap ahli kumpulan, pengurusan masa dan bahan dalam menghasilkan sesebuah projek."

Apakah aktiviti pengurusan projek yang dimaksudkan?

• Skop projek

• Skop produk

• Skop kewangan

• Pengurusan ahli

Answer explanation

Jawapannya ialah Skop Projek kerana:

1. Melibatkan pengurusan ahli kumpulan

2. Pengurusan masa dan bahan

3. Melibatkan pengurusan ruang bekerja (pejabat, kilang, dll)

Kesemua ini penting bagi mencapai objektif projek dan mengawal sumber-sumber yang terhad dalam pembangunan produk.

Item yang manakah tidak terlibat sebagai kos projek?

• Bayaran insuran bagi barangan kemas yang dihasilkan

• Kos untuk mempromosi kasut sekolah yang dikeluarkan

• Bayaran untuk model yang digunakan dalam aktiviti pengiklanan

• Kos penghantaran barangan kepada pengguna

Answer explanation

Jawapan yang paling tepat ialah: Kos penghantaran barangan kepada pengguna.

prKebiasaannya kos penghantaran kepada pengguna telah dimasukkan dalam pengiraan produk yang dihasilkan dan tidak melibatkan peruntukan kewangan yang dibekalkan. Dalam erti kata lain, pengguna yang menanggung kos penghantaran produk mereka.

Kos Projek = Melibatkan peruntukan kewangan bagi menjayakan projek seperti:

a) Urusan pembayaran upah

b) Pembelian bahan

c) Pembelian peralatan

d) Sewaan seperti sewaan premis, mesin dll.

e) Insurans

f) Perbelanjaan Mengurus Projek seperti bil air dan elektrik.

Antara berikut yang manakah merupakan proses pengurusan projek reka bentuk?

• Merancang aktiviti projek

• Mengurus masa

• Mengawal pelaksanaan

• Menyediakan pelan reka bentuk

Answer explanation

Jawapannya ialah

1. Merancang aktiviti projek = Perancangan

2. Mengurus masa = Penjadualan

3. Mengawal pelaksanaan = Pengawalan

Kata kunci: Langkah/ Proses Pengurusan Projek

Antara berikut yang manakah merupakan senarai ahli dalam sesebuah pasukan projek di sekolah?

• Pereka bentuk

• Jurutera

• Pembangun mock-up atau model

• Bendahari

Answer explanation

Pasukan Projek di Sekolah terdiri daripada:

1. Pengurus Projek

2. Setiausaha

3. Bendahari

4. Pereka Bentuk

5. Pembangun Mock-up atau Model

Jurutera pula adalah sesuai untuk pasukan projek yang lebih besar seperti syarikat atau kilang.

Mengapakah sesuatu projek perlu dirancang?

• Menunjukkan kerjasama

• Mengelakkan pembaziran sumber

• Memudahkan proses pengiklanan

• Memastikan ahli mengetahui bahagian projek

Answer explanation

1. Peringkat pengurusan projek terbahagi kepada tiga iaitu Perancangan, Penjadualan dan Pengawalan

2. Peringkat Perancangan adalah yang paling utama dan menjadi penentu objektif sesuatu projek.

3. Tujuannya:

a) Memastikan objektif tercapai

b) Mengelakkan pembaziran sumber

c) Mencegah gangguan

Apakah tugas pengurus projek?

• Penentuan subutama

• Menentukan pemilihan lakaran

• Memilih carta gantt yang sesuai

• Menyediakan penyata kewangan

Answer explanation

4 Tugas Pengurus Projek

1. Penentuan Utama

- Menetapkan tujuan dan objektif projek

- Melalui pelanggan, PP perlu mengenal pasti tempoh untuk menyiapkan projek, kos yang terlibat, kuantiti dan kualiti yang dikehendaki.

2. Penentuan Subutama

- Perancangan yang lebih terperinci

a) Sumber kewangan

b) Keperluan tenaga kerja pakar

c) Dokumen perjanjian, syarat serta keselamatan dan risiko

d) Kaedah pengeluaran dan pemasaran produk

3. Pengelolaan Aktiviti

- Aktiviti yang terlibat dalam pembuatan dan pembangunan produk

- Cth, penyediaaan brief reka bentuk, penyediaan bahan, konsep reka bentuk dan aliran wang tunai

4. Matris Organisasi atau Pasukan

- Pembentukan pasukan ntuk menjalankan tugas-tugas khas.

- Pelbagai latar belakang seperti kejuruteraan, pemasaran, pengeluaran.

Gambar berikut menunjukkan sebuah gelas yang tidak lagi digunakan.

Antara berikut, penjanaan idea manakah adalah sesuai untuk gambar di bawah?

• 
• 
• 

Answer explanation

Jawapan yang paling tepat ialah menjadikan gelas tersebut sebagai pasu bunga. Teknik penjanaan idea ini ialah menterbalikkan fungsi sesuatu alat.

Gelas yang terdedah tidak sesuai untuk menyimpan ubatan mahupun dijadikan sebagai penutup kek.

TEKNIK PENJANAAN IDEA

1. Meniru apa sahaja yang terdapat di persekitaran dan menukarkannya ke dalam bentuk produk.

2. Menterbalikkan fungsi sesuatu alat

3. Menukar saiz objek

4. Menterbalikkan kedudukan.

Aapakah kegunaan kaedah SMART?

• Memudahkan pengiraan jumlah ahli dalam sesuatu kumpulan

• Meringankan tugasan pengurus projek untuk memantau kerjasama ahli

• Menyediakan anggaran kos perbelanjaan sesuatu produk

• Menganggar kos yang terlibat dalam penghasilan produk

Answer explanation

Konsep SMART

Fungsi: Penentuan anggaran keseluruhan projek.

S = Specify

- Penetapan tujuan dan objektif projek

M = Measurable

- Pengukuran pengagihan kewangan

A = Attainable

- Boleh dilaksanakan atau dicapai

R = Realistic

- Kesesuaian dengan kehendak pengguna

- Mestilah dianalisis sama ada kehendak pengguna mencapai tujuan projek

T = Time-Bound

- Masa dan sumber kewangan mencukupi untuk menyiapkan projek

Berikut adalah jadual penghasilan produk ABC.

Apakah tujuan jadual tersebut dibuat?

• Mengelakkan pembaziran

• Mengurus bahan secara sistematik

• Memastikan bahan tersusun rapi

• Memberi peluang kepada semua untuk menjadi ketua

Answer explanation

1. Gambar menunjukkan salah satu kaedah Penjadualan iaitu Carta Gantt.

2. Penjadualan merupakan salah satu proses pengurusan projek di samping Perancangan dan Pengawalan.

3. Cara lain adalah:

a) Blok hubungan aktiviti melalui rangkaian

b) Carta bar

3. Tujuan Penjadualan ialah:

a) Mengelakkan kerugian masa dan kos.

b) Mengelakkan pembaziran atau pemborosan

c) Mengurus bahan mentah secara sistematik

d) Mengawal sumber tenaga pekerja