MMETING PREPARATION ASSISTANCE

Berikan definisi mesyuarat yang telah anda pelajari.

• Perjumpaan dari pelbagai kumpulan untuk membincangkan sesuatu perkara yang memerlukan keputusan bersama serta tindakan yang perlu dilaksanakan

• Membincangkan sesuatu perkara yang hanya memerlukan keputusan sahaja

• Bagi memenuhi peraturan dan undang-undang sesuatu organisasi

• Berhimpun, berkumpul atau berbincang untuk mencapai kata sepakat tanpa melakukan tindakan susulan

Berikut merupakan kerperluan mesyuarat diadakan di dalam sesebuah organisasi kecuali :

• Menggerakkan pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi.

• Menetapkan matlamat kerja dan halatuju yang perlu dicapai bagi menjayakan sesebuah projek.

• Dapat mempercepatkan persiapan kerja-kerja yang dirancang bersama dan berjalan dengan licin dan cekap.

• Mesyuarat merupakan platform yang kurang sesuai bagi mencari jalan merungkai dan menyelesai segala masalah dan kesulitan dalam satu-satu organisasi.

Apakah yang akan berlaku kepada organisasi jika tidak melaksanakan mesyuarat ?

• Dapat menetapkan matlamat kerja dan halatuju yang perlu dicapai bagi menjayakan sesebuah projek.

• Pengurusan dan pentadbiran sesebuah organisasi tidak berjalan.

• Dapat mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat kata sepakat

• Dapat membuat sesuatu keputusan atau mandat penting berkaitan dengan organisasi

Antara jenis-jenis mesyuarat berikut, yang manakan jenis mesyuarat yang dilaksanakan bagi membentang dan membuat pengumuman perihal Laporan Tahunan, Penyata Pendapatan, Kunci Kira-Kira, Pemilihan Lembaga Pengarah, pemilihan juruaudit dan beberapa perkara dasar yang berkaitan ?

• Mesyuarat Agung Luar Biasa

• Mesyuarat Formal

• Mesyuarat Tergempar

• Mesyuarat Agung Tahunan

Antara berikut, pilih jenis-jenis mesyuarat yang biasa dilaksanakan di sesebuah organisasi.

• Mesyuarat Jabatan

• Mesyuarat Pengurusan

• Mesyuarat Sementara (Adhoc)

• Mesyuarat Biasa

Mesyuarat ini adalah merupakan mesyuarat - mesyuarat biasa secara berkala bagi memastikan bahagian – bahagian tertentu dalam syarikat/organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Contohnya mesyuarat Kewangan, Pemasaran, Sumber Manusia, kebajikan dan Sosial.

Apakah maksud bagi Mesyuarat Pengurusan ?

• Mesyuarat ini adalah merupakan mesyuarat - mesyuarat biasa secara berkala bagi memastikan bahagian – bahagian tertentu dalam syarikat/organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan

• Perbincangan sesama pengurus dan anggota pentadbiran seperti pengurusan Sumber Manusia, pengurusan Kewangan, pengurusan Operasi dan lain-lain bahagian pengurusan.

• Biasanya mesyuarat ini dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu organisasi, yakni sebelum tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan perjalanan organisasi seperti mendaftarkannya dan sebagainya.

• Mesyuarat ini biasa dijalankan bagi tujuan melancarkan perjalanan urusan perniagaan seperti menerima laporan, membuat keputusan dan mengambil tindakan yang bersesuaian dengan situasi.

Mesyuarat apakah yang dikendalikan secara tidak berjadual ?

• Mesyuarat Agung Tahunan

• Mesyuarat Jabatan

• Mesyuarat Formal

• Mesyuarat Sementara (Ad-hoc)

Panggilan notis mesyuarat dikeluarkan oleh

• Pembantu setiausaha

• Setiausaha

• pengerusi

• ahli mesyuarat

Siapakah individu yang akan mencatat dan merekodkan segala hasil perbincangan ketika mesyuarat ?

• Bnedahari

• Ahli mesyuarat

• Pengerusi

• Setiausaha