UTS_Manajemen Surat dan Kearsipan_21

Surat memiliki peranan yang sangat penting dalam urusan-urusan kedinasan tidak terkecuali di kantor sekolah. Ada beberapa ciri yang mencerminkan surat dinas, kecuali:

• Ada kepala Surat

• Ada pembuka surat

• Menggunakan Kertas Berstandar

• Pada Bagian Penutup Surat ada Stempel Dinas

Ada beberapa fungsi surat diantaranya yaitu dapat mencerminkan keterpelajaran, mentalitas, dan kewibawaan penulisnya/organisasinya. Dari uraian tersebut, dapat diketahui bahwa surat memiliki fungsi sebagai

• Alat komunikasi

• Duta organisasi

• Alat bukti tertulis

• Pedoman Kerja

Ketentuan mengenai tata persuratan harus digariskan secara jelas oleh instansi yang bersangkutan, agar tercapai keseragaman dalam pelaksanaannya. Pernyataan tersebut termasuk dalam azas..

• Efektif dan efisien

• Keterkaitan

• Kecepatan dan Ketepatan

• Pembakuan

Kepala surat selalu terletak di bagian atas isi surat, fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi bersangkutan. Dalam kepala surat dinas, dicantumkan identitas antara lain:

• Logo/Lambang Instansi

• Nomor Surat

• Tanggal Surat

• Hal Surat

Sedangkan pada bagian pembuka surat dinas, dicantumkan identitas sebagai berikut. Kecuali:

• Tanggal Surat

• Nomor Surat

• Alamat Instansi

• Hal Surat

Ada beberapa fungsi nomor surat, antara lain:

• Mempermudah pengarsipan

• Memudahkan dalam mencarinya kembali

• Mengetahui banyaknya surat yang keluar

• d. Semua alternatif jawaban benar

1Contoh penulisan nomor pada surat dinas Yang Benar adalah:

• Nomor : 0012/UN32.1/DT/2012

• Nomor : 0012/UN32.1/DT2012.

• nomor : 0012/UN32.1/DT/2012

• nomor  : 0012/UN32.1/DT/2012.

Penanggalan surat diketik di sebelah kanan sebaris atau sejajar dengan nomor surat. Ketentuan dalam penulisan tanggal surat yang benar, adalah

• Penulisan tanggal disertai nama kota

• Penulisan nama bulan ditulis dengan huruf secara lengkap

• Penulisan nama bulan di tulis dengan angka

• Pada akhir baris dibubuhi tanda titik

Contoh penulisan tanggal pada surat dinas Yang Benar adalah:

• Malang, 30 Agustus 2012

• Malang, 30-08-2012

• 30 Agustus 2012.

• 30 Agustus 2012

Lampiran berguna sebagai penunjuk bagi penerima surat tentang adanya keterangan tambahan selain surat itu sendiri. Berikut ketentuan pokok dalam penulisan lampiran,  Kecuali:

• Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital

• Kata lampiran dapat disingkat menjadi Lamp dengan tujuan untuk efisiensi

• Pencantuman jumlah lampiran tidak dirangkap antara huruf dengan angka

• Jika tidak ada sesuatu yang dilampirkan, maka tidak dicantumkan kata lampiran