Latihan PPPK Arsiparis

Apa yang dimaksud dengan istilah "retensi" dalam manajemen arsip?

• Proses penerimaan dan penyimpanan arsip
• Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip
• Pengambilan dan pengembalian arsip
• Pemeliharaan keamanan dan kerahasiaan arsip
• Pengaturan urutan arsip secara kronologis

Manakah dari pernyataan berikut yang tidak termasuk dalam fungsi arsiparis?*

• Pemrosesan arsip
• Pengorganisasian arsip
• Pengawasan keamanan arsip
• Pencarian arsip
• Penyusunan anggaran untuk pengadaan arsip

Apa yang dimaksud dengan "pemindahan arsip statis"?

• Proses memindahkan arsip dari satu tempat ke tempat lain
• Proses pemindahan arsip dari aktif ke pasif
• Proses pengolahan arsip menjadi arsip permanen
• Proses penyusunan daftar isi arsip
• Proses penggabungan beberapa jenis arsip menjadi satu file

Apa itu “meta data” dalam konteks manajemen arsip?

• Informasi yang terdapat di dalam arsip itu sendiri
• Informasi tentang pembuat arsip
• Informasi tentang asal arsip
• Informasi tentang waktu dan tempat pembuatan arsip
• Informasi yang menjelaskan karakteristik atau sifat dari arsip

Apa yang dimaksud dengan “sirkulasi arsip”?

• Proses pengecekan keaslian arsip
• Proses penggandaan arsip
• Proses pemindahan arsip dari satu tempat ke tempat lain
• Proses pengembalian arsip ke tempat penyimpanan setelah dipinjam
• Proses penghapusan arsip yang sudah kadaluwarsa

Apa yang dimaksud dengan “arsip dinamis”?

• Arsip yang disimpan untuk jangka waktu yang lama
• Arsip yang dipindahkan ke gudang arsip
• Arsip yang sering digunakan dalam kegiatan operasional
• Arsip yang hanya berisi dokumen-dokumen penting
• Arsip yang disusun berdasarkan abjad

Manakah dari pernyataan berikut yang bukan merupakan syarat mutlak dalam pengendalian arsip?

• Adanya kebijakan dan prosedur pengendalian arsip
• Pengaturan suhu dan kelembaban yang tepat di ruang penyimpanan arsip
• Pengamanan dan pengendalian akses terhadap arsip
• Pelaksanaan pemusnahan arsip secara berkala
• Penempatan arsip dalam kotak arsip yang berkualitas baik

Apa yang dimaksud dengan “penyusutan arsip”?

• Proses pengurangan jumlah arsip yang disimpan
• Proses pengurangan nilai arsip karena faktor waktu atau keadaan
• Proses pengambilan arsip dari penyimpanan arsip
• Proses pemanfaatan arsip sebagai bahan referensi
• Proses penambahan data ke dalam arsip

Manakah dari pernyataan berikut yang bukan merupakan tujuan dari manajemen arsip?

• Menyediakan bahan referensi bagi kegiatan operasional perusahaan
• Memudahkan pengambilan keputusan
• Mengoptimalkan penggunaan ruang penyimpanan arsip
• Menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung dalam arsip
• Membuat laporan keuangan perusahaan lebih mudah dipahami

Apa yang dimaksud dengan “rekonsiliasi arsip”

• Proses pemindahan arsip dari ruang penyimpanan ke ruang lain
• Proses penggandaan arsip sebagai cadangan
• Proses pengecekan kesesuaian antara arsip dengan data yang tercatat dalam sistem
• Proses pengambilan arsip yang dilakukan secara bertahap
• Proses penambahan informasi baru ke dalam arsip yang sudah ada