Документооборот

Понятие документооборота

• непрерывное  движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения

• непрерывное  движение документов из организации в организацию с момента их получения или создания до завершения исполнения

• движение писем в организациях с момента их создания и до момента их отправки получателю

• документы непрерывно перемещающиеся в переделах одной организации с момента их создания до завершения исполнения

организация документооборота

• это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении

• это правило, по которым происходит передача документов от руководителя к подчинённому

• это правило, в соответствии с которым происходит взаимодействие между структурными подразделения ми при передаче документов

• это правила дорожного движения

какие составляющие содержит процесс документирования принимаемого управленческого решения

• информационная поддержка решения

• документирование решения

• контроль за выполнением

• поручения руководства

• рассмотрение документа

основные принципы документооборота

• оперативность движения

• исключение лишних инстанций

• разнообразный порядок прохождения однотипных категорий документов

• минимальное количество документов за максимальное время

экспедиционная обработка

• это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя

• это получение, отправка, хранение, уничтожение входящей документации

• это отправка сотрудника для проведения исследовательской работы

• это документационное обеспечение управления

предварительное рассмотрение

• оценка важности документа

• оценка срочности документа

• оценка привлекательности документа

• оценка качества документа

рациональное движение документов

• оптимизация и сокращение документопотоков, разработка технологических инструкций с определением схем последовательности этапов подготовки документов

• оптимизация и сокращение штата работников службы ДОУ, для сокращения издержек организации

• оптимизация и сокращение количества документов, разработка технологических инструкций по сокращению количества документов

• маршрут движения документов в организации

характеристики документооборота

• маршруты движения документов

• периодичность

• количество документов

• качество документов

виды документопотока

• вертикальный

• горизонтальный

• диагональный

• круговой

Делопроизводственная процедура

• специфическая операция с документом, выполнение которой  подчиняется установленным правилам и стандартам

• процедура проводимая при рассмотрении документа

• управленческая процедура, сопровождающая многие действия менеджера, управленца

• процедура обработки документа