TAHAP 3 C01 OFFICE OPERATION COORDINATION

Mengapakah perlu SOP ?

• Untuk kerja-kerja ringkas

• Supaya sesuatu kerja dapat dilakukan dengan sempurna

• Mudah dibaca walaupoun ditambah dengan langkah-langkah tambahan

• Peraturan-peraturan yang telah dirangka sebagai panduan yang sesuai diikuti

Terdapat tiga (3) jenis-jenis rekod,antara berikut manakah BENAR tentang Rekod Tidak Aktif ?

• Rekod yang bernilai dan kerap digunakan dan akan disimpan dibilik fail

• Rekod yang bernilai namun jarang digunakan disimpan di Pusat Rekod

• Rekod juga perlulah diuruskan agar ia dapat membantu perjalanan syarikat atau individu

• Rekod akan dinilai untuk proses seterusnya. Jika rekod masih bernilai namun tidak digunakan lagi, rekod akan dihantar ke arkib. Jika rekod tiada nilai lagi maka akan dimansuhkan

Apakah definisi rekod ?

• Berhubung dengan semua tugas atau kerja harian

• Untuk menyediakan maklumat dan rekod dengan tepat

• Rekod adalah carian maklumat atau bukti, sejarah,budaya & kenegaraan

• Proses mengenalpasti, klasifikasi, pemeliharaan dan pemansuhan rekod

Antara berikut manakah merupakan definisi pengurusan stor ?

• Meluluskan pindahan stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan atau pemeriksaan verifikasi

• Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat

• Tempat bagi melaksanakan penerimaan, pengrekodan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok

• Salah satu aspek pengurusan yang sangat penting kerana barang-barang dalam stor merupakan modal syarikat yang tersimpan dalam bentuk barang-barang bagi tujuan memberi perkhidmatan kepada pelanggan pada kos yang minimum     

Manakah antara berikut Tanggungjawab Ketua Jabatan ?

• Menyediakan laporan kedudukan stok

• Memastikan stok barang-barang sentiasa padat

• Membekal barang-barang keperluan untuk jangka pendek

• Menyedia dan mengurus serta membekal barang-barang kepada pelanggan

Apakah definisi penyelenggaraan ?

•   Proses pemuliharaan atau pencegahan kerosakan pada sesuatu peralatan pejabat

• Tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan

•   Tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, servis, membaiki atau mengganti komponen

• Semua peralatan atau mesin pejebat seperti mesin fotostat, mesin franking dan lain lain

Apakah kesan pengurusan stor yang lemah / tidak teratur dan tidak cekap ?

•  Stor terbengkalai

• Stor akan kelihatan tidak menarik

• Keadaan stor tidak selamat untuk simpanan stok

• Kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk stok 

Apakah fungsi Stor ?

• Menyediakan barang-barang untuk simpanan

• Menyimpan dokumen yang telah lama dan lebih tempoh

• Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal

• Stor yang menyimpan dan membekal barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau kegunaan terus bagi tujuan operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan

Terdapat empat (4) jenis SOP yang boleh dibuat, antara berikut yang manakah benar ?

                        I.    Flowchart

                    II.    Research

                       III.   Simple steps

                    IV.   Hierarchical step

• I dan II

• II dan III

• III dan IV

•  I,III dan IV

Dimana perlunya SOP

   I.     Mesin

            II.     Komputer

            III.    Alat tulis

               IV.    Dokumen

• I dan II

• II dan III

• I,II dan III

• I,II,III dan IV