Purchasing

Cách nào dưới đây diễn giải đúng quy trình mua hàng cơ bản của Pur được triển khai? 

• Bộ phận lên phiếu yêu cầu mua hàng (PR) và Pur tiến hành mua hàng

• Bộ phận lên phiếu yêu cầu mua hàng đã được duyệt (PO) và Pur tiến hành mua hàng

• PR-PO-Hóa đơn mua hàng

Quản lý việc mua hàng bằng hệ thống MC được triển khai như nào? 

• Bộ phận lên PR, sau đó Pur xử lý và duyệt đơn hàng thành PO

• Bộ phận lên PR, sau đó Pur xử lý chuyển lại cho Trưởng BP hoặc cấp lãnh đạo duyệt đơn hàng thành PO

• Bộ phận lên PR, sau đó Pur xử lý chuyển lại cho Trưởng BP và cấp lãnh đạo duyệt đơn hàng thành PO

Có thể mua hàng không cần PO

• Đúng

• Sai

Chỉ cần có PR là có thể tìm kiếm thông tin để mua hàng

• Đúng

• Sai

Purchase Request là thông tin cơ bản và quan trọng nhất để có thể xử lý việc mua hàng & thanh toán cho NCC

• Đúng

• Sai

 Các bộ phận nào sẽ tham gia trong quá trình mua hàng?

• Tất cả các bộ phận

• Chỉ có phòng Purchasing 

• Chỉ có các Trưởng Bộ Phận của các phòng ban

• Bộ phận, các Trưởng bộ phận, lãnh đạo và phòng Purchasing

Để triển khai đi mua hàng thì cần phải có những thông tin nào từ các bộ phận?

• Chỉ cần gửi các thông tin cơ bản: nhà cung cấp, điện thoại, địa chỉ, mặt hàng cần mua

• Phải có các thông tin cơ bản về thông số kỹ thuật, kích thước, mẫu mã, chủng loại, nếu có hình ảnh & thông tin chi tiết cần tốt

• Bộ phận chỉ cần đưa ra yêu cầu mua hàng chung chung thì Pur sẽ tìm kiếm nhiều lựa chọn, tiếp theo là chuyển lại thông tin cho bộ phận xem thích và chọn loại nào phù hợp, sau đó mới tiến hành đi mua hàng.

Trong suốt quá trình mua hàng thì Pur sẽ đảm nhiệm và theo dõi những việc gì?

• Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng: hợp đồng, thanh toán, ngày giao hàng & các chứng từ đi kèm phục vụ cho hồ sơ thanh toán, thông báo ngày giao hàng dự kiến cho BP nếu cần

• Lấy PO giao cho NCC và hẹn ngày giao hàng

• Nhận hàng và thu thập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán như hóa đơn, giấy giao nhận hàng

Những điểm cần chú ý khi xử lý PR, PO là gì?

• Mã code mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, phân loại mặt hàng cho từng NCC

• Số lượng & đơn giá

• Chỉ cần bấm duyệt để trả lại PR cho TBP duyệt và thành PO rồi triển khai mua hàng

Khi hàng về, vai trò của PUR còn hay không? Nếu có thì vai trò của họ là giai đoạn hàng về là gì?

• Hàng về thì Receiving triển khai nhận hàng, Pur chỉ có trách nhiệm mua hàng

• Pur chỉ cần nhận hồ sơ thanh toán và gửi lên kế toán thanh toán để thanh toán phần tiền còn nợ NCC

• Sau khi hàng về, vai trò của Purchasing vẫn còn, họ phải đối chiếu, xem xét số lượng, chất lượng, mẫu mã hàng về có đúng như mẫu, hợp đồng, PO hoặc phải tham gia xử lý, làm việc với NCC nếu bất kỳ sự khác biệt hay thay đổi nào liên quan đến hàng giao về.