PENGELOLAAN KANTOR DEPAN

Kantor depan merupakan poros atau pusat kegiatan para tamu, sehingga menjadisumber informasi, instruksi, serta pengarahan kepada berbagai departemententang pelayanan yang diberikan kepada tamu. Arus komunikasi berlangsungdari kantor depan hotel keberbagai pihak, sehingga kantor depan menjaditumpuan keluhan tamu yang merasa tidak puas dengan pelayanan hotel.

• SERVICE COORDINATOR

• SALES PERSON

• SOURCE OF INFORMATION

• First and Last Impression of The Guest

bertugas menerima semua tamu yang berkunjung ke hotel. Pada beberapa hotel, petugas penerima tamu juga bertugas sebagai penerima pemesanan kamar. Dalam proses pemesanan kamar, penerima tamu melakukan konfirmasi ulangbagi tamu yang sudah memesan kamar dan menerima tamu yang belummemesan kamar sebelumnya. Seksi penerima tamu harus memastikan setiaptamu yang berkunjung ke hotel mendapatkan pelayanan sesuai dengan yang diharapkan. Petugas penerima tamu disebut juga Reseptionist atau Guest Room Clerk.

• CONCIERGE SECTION

• INFORMATION SECTION

• RECEPTION SECTION

• TELEPHON OPERATOR SECTION

2. Sumber daya manusia merupakan aset yang sangat penting dalam industri perhotelan yang mengutamakan pelayanan prima. Peningkatan kualitas sumber daya manusia pada sebuah hotel menjadi tanggung jawab petugastraining departemen. Meliputi berbagai hal yang terkait dengan pengelolaan karyawan, dari rekrutmen, peningkatan karir, sampai dengan pemberhentian karyawan.

• 2. Departemen Kantor Depan dengan food and beverage

• 2. Departemen Kantor Depan dengan personnel & training departement
     

• Departemen Kantor Depan dengan housekeeping

• 5. Departemen Kantor Depan dengan Accounting departement
     

Dibawah ini yang merupakan Fungsi dari Kantor Depan, Kecuali ...

• 1. Menjual kamar hotel

• 1. Melaporkan Status Kamar
     

• 3. Mencatat Pembayaran Rekening Tamu (Guest Bill)
     

• Hotel Income

3. bertugas mengelola setiap bawaan tamu yang dipercayakan kepada pihak hotel. Pengelolaan barang bawaan tamu, terdiri dari penitipan barang dan membawa barang bawaan tamu menuju kamar atau area lain dalam hotel. Petugas pelayanan barang bawaan harus memastikan barang bawaan tamu dalam keadaan aman, yakni tidak terjadi kehilangan maupun kerusakan.

• 3. Uniformed Service atau Concierge section

• 3. Information Section
     

• 6. Guest Relation Officer
     

• 6. Business Centre Section
     

First and Last Impression of The Guest

• Kantor depan merupakan kesan pertama sekaligus kesan terakhir bagi tamu.Tamu yang datang ke sebuah hotel mendapatkan pelayanan dari petugas kantor depan, sejak tamu memasuki hotel, proses regitrasi sampai dengan memasuki kamar. Kesan pertama yang diterima tamu sangat mempengaruhi hubungan selanjutnya dengan tamu. Kesan terakhir juga diperoleh tamu dari pelayanan petugas kantor depan saat melakukan proses check out. Tamu yang akan meninggalkan hotel

  melakukan proses check out di kantor depan.

• 0. mempunyai kemampuan menjual produk. Petugas kantor depan tidak hanya bertugas menjual kamar saja, tetapi semua produk hotel. Dalam hal ini seorang petugas kantor depan harus mempunyai pengetahuan mengenai semua produk yang ada. Dalam menawarkan produk kepada tamu yang akan menginap, seorang petugas kantor depan dapat berperan sebagai advisor atau akuntan, sehingga harus mengetahui seluk beluk operasional hotel secara keseluruhan.

• 0. poros atau pusat kegiatan para tamu, sehingga menjadi sumber informasi, instruksi, serta pengarahan kepada berbagai departemen tentang pelayanan yang diberikan kepada tamu. Arus komunikasi berlangsung dari kantor depan hotel keberbagai pihak, sehingga kantor depan menjadi tumpuan keluhan tamu yang merasa tidak puas dengan pelayanan hotel.

• 0. pusat kontak utama dan sumber informasi bagi tamu. Hampir setiap tamu yang membutuhkan informasi dan berbagai hal lain, selalu menghubungi petugas kantor depan hotel. Petugas kantor depan harus mempunyai pengetahuan yang luas baik pengetahuan tentang hotel maupun pengetahuan di luar hotel.

Sistem operasional kantor depan hotel kecuali

• 1. Operasi manual

• 1. Operasi semi otomatis
     

• Operasi otomatis atau komputerisasi
  

• Operasi Procedure
  

2. Bentuk kerja sama kantor depan hotel dengan departemen tersebut, meliputi;

• 2. penanganan working order berkaitan dengan kerusakan peralatan pada kantor depan hotel, pembuatan kunci duplikat untuk hotel yang masih beroperasi secara manual, penanggulangan bahaya kebakaran, penanggulangan masalah AC, permasalahan transportasi tamu dan karyawan, serta informasi mengenai kerusakan peratalan elektronika.

• 5. penagihan kredit tamu yang belum membayar, petty cash, safe deposit box, remitance of funds, penanganan night audit, dan hotel room avenue.

• 5. menjaga dan mengawasi kamar tamu yang diduga akan skipper, melindungi barang-barang milik tamu, hotel, dan pengunjung, serta memberikan perasaan aman bagi tamu, karyawan, dan pengunjung hotel.

• 0. penanganan daily buffet sehari-hari di coffee shop, penyediaan makanan dan minuman sesuai tingkat hunian kamar, pemesanan complimentary, penanganan masalah functions room, penanganan minuman selamat datang, dan penanganan meal coupon.

Seorang petugas front office mempunyai fungsi utama yang menyangkut kepentingan tamu kecuali,

• 1. Menjual kamar hotel

• 3. Menyelesaikan Pembayaran Tamu
     

• 3. Menangani barang-barang bawaan tamu
     

• 6. Business Centre Section
     

6. menangani keluhan tamu, menghandel para tamu penting, serta melakukan kunjungan kehormatan, dan courtesy call kepada setiap tamu hotel.

• 6. Business Centre Section
     

• Reception section
  

• 6. Guest Relation Officer
     

• Telephone Operator