UF0513

Dentro de los motivos que justifican la obligación de conservar la documentación son:

• Por circunstancias legales de obligado cumplimiento: el empresario debe conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes 6 meses

• Por la inutilidad que proporciona para la gestión empresarial

• Por circunstancias legales de obligado cumplimiento: el empresario debe conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes 6 años

• Por la información que contiene de carácter irrelevante para la organización

Son carpetas sencillas que disponen de unos ganchos en los laterales para poder ser colgadas en unos soportes especiales para ellas:

• Carpetas de fuelle

• Carpetas tipo AZ

• Carpetas Colgantes

• Carpetas de proyecto

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo, es necesario eliminar toda la información que no sea necesaria esta fase se llama:

• Destrucción o expurgo

• Seguimiento

• Entrega

• Conservación

Archivo que contiene documentos provinientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Son archivos poco consultados:

• Archivo inactivo

• Archivo activo

• Archivo histórico

• Archivo semiactivo

Una de las ventajas del archivo centralizado es:

• Se pierde mucho tiempo para realizar las consultas por departamentos

• Aumenta la burocracia

• Que existen criterios únicos de clasificación

• Mayor coste de gestión y de mantenimiento.

Cuando ordenamos los documentos siguiendo el orden del abecedario:

• Orden alfabético

• Orden mixto

• Orden numérico

• Orden cronológico

Palabra que sirve como patrón para la organización:

• Palabra de ordenación

• Palabra ordenatriz

• Palabra emperatriz

• Palabra clave

Colección de datos referentes a determinados temas u objetivos:

• Base de datos

• Tabla

• Formularios

• Informe

Los informes son:

• Se utilizan para representar la información extraída de las tablas o consultas de la base de datos en forma de documentos

• Son plantillas que presentan los datos en la pantalla y que permiten visualizarlos de una forma más cómoda, manipularlos, introducir o eliminar registros.

• Se utilizan para representar la información extraída de los informes

• Es una herramienta de recuperación de datos.

Sistema que se basa en una combinación de una o varias letras y de uno o varios números:

• Sistema mixto

• Sistema cronológico

• Sistema funcional

• Sistema por materias