I.55HDR00.006.2-Melakukan Komunikasi melalui Telepon

1. Sikap menggunakan peralatan komunikasi yang dilakukan dengan sungguh-sungguh dan fokus disebut….

• Teliti

• Sesuai dengan K3

• Sopan

• Tepat asas

Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, kita dapat bertanya dengan kalimat….

• Ini yang bicara siapa ?

• Dengan siapa ini ?

• Tolong sebutkan nama Anda!

• Maaf, boleh saya tahu, dengan siapa saya berbicara ?

Nama penelepon yang masih ragu atau belum pasti sebaiknya di eja sesuai  standar. Jika nama penelepon tersebut Ani, maka cara eja yang tepat adalah….

• Alpa, November, Inggris

•   Anggur, Nanas, Ibu

• Alpa, November, Indian

• Anggur, November, Indian

Jika penelepon ingin berbicara dengan manager departemen, sebaiknya Anda….

• Menghubungi manager terlebih dahulu untuk persetujuan sebelum saluran telepon disambungkan

• Langsung saja disambungkan ke tujuan

• Diminta untuk meninggalkan pesan saja, nanti akan dihubungi kembali

• Segera catat pesan saja

Saat Anda menerima telepon masuk dan penelepon ingin berbicara dengan pimpinan sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus disampaikan agar sipenelepon tidak kecewa ?

• Bapak sedang sibuk, tidak bias diganggu!

• Tinggalkan telepon saja, Bapak sedang sibuk!

• Maaf Bapak sedang sibuk, silahkan telepon kembali nanti

• Maaf Bapak sedang sibuk, apa ada pesan yang ingin ditinggalkan

Jika ada penelepon yang ingin tahu informasi harga kamar hotel, maka yang Anda lakukan adalah….

• Menjelaskan rincian harga kamar dan juga mempromosikan fasilitas lainnya yang ada dihotel

• Langsung menyambungkan kebagian reception

• Hanya menyebutkan harga kamar saja

• Meminta tamu untuk datang langsung saja ke hotel

Agar pesan dari penelepon dapat disampaikan dengan tepat, maka yang harus dilakukan, kecuali….

• Mencatat semua informasi yang terkait

• Dengarkan pesan tanpa harus mencatat

• Catat isi pesan, nama, waktu, dan hal penting lainnya

• Sampaikan dengan cepat dan jelas

Ciri-ciri panggilan telepon yang mencurigakan atau mengancam antara lain….

• Tidak bersedia menyebutkan identitas dirinya

• Ingin mengetahui lebih banyak tentang kita

• Berbicara selalu berbelit-belit

• Berbicara terlalu lama

Selain isi pesan, ada hal lain yang juga harus dicatat yaitu, kecuali….

• Nama penelepon

• Nomor telepon

• Nama staf yang menerima telepon

• Tujuan pesan

Jika Anda diminta untuk menelepon atasan, maka langkah pertama yang dipersiapkan adalah….

• Membawa alat perekam, nomor, nama yang akan dituju dan masalah yang akan disampaikan

• Alat tulis, mencatat nomor, nama yang akan dituju, dan masalah yang akan disampaikan

• langsung menekan/memutura nomor telepon

• Mencatat data dibuku telepon