Serba Serbi Soal Kearsipan

Sebuah perusahaan memiliki beberapa cabang di berbagai kota. Setiap cabang memiliki bagian administrasi sendiri yang menangani surat masuk dan keluar tanpa melibatkan kantor pusat. Namun dalam suatu keadaan tertentu perusahaan lebih sering menangani administrasi baik surat masuk maupun keluar yang sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat maka disebut dengan pola ….. ?

• Sentralisasi
• Terpusat
• Desentralisasi
• Menyebar
• Gabungan

Apa istilah yang digunakan untuk model manajemen di mana kantor pusat mengelola secara terpusat surat masuk dan keluar untuk semua cabang di seluruh dunia ..... ?

• Sentralisasi
• Terpusat
• Desentralisasi
• Menyebar
• Gabungan

Suatu perusahaan swasta memutuskan untuk mengoptimalkan penanganan surat masuk. Manakah dari pola berikut yang lebih cocok untuk perusahaan swasta dalam meningkatkan efisiensi dan kecepatan administrasi ….. ?

• Desentralisasi
• Sentralisasi
• Terpusat
• Menyebar
• Gabungan

Sebuah perusahaan swasta yang bergerak di bidang teknologi tinggi dan memiliki kehadiran global merencanakan untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan administrasinya dalam menangani surat masuk. Berdasarkan karakteristik dan kompleksitas perusahaan tersebut, manakah dari model berikut yang paling sesuai untuk mencapai tujuan tersebut ..... ?

• Desentralisasi
• Sentralisasi
• Terpusat
• Menyebar
• Gabungan

Sebagai kepala bagian kearsipan, Anda ingin mengimplementasikan sistem pencatatan surat yang efisien. Pilihan jenis buku agenda mana yang akan Anda pilih untuk mencatat surat masuk dan surat keluar dalam satu format yang sama ….. ?

• Buku agenda tunggal
• Buku agenda kembar
• Buku agenda berpasangan
• Buku agenda satu format
• Buku agenda campuran

Apabila untuk mencatat surat, baik surat masuk maupun keluar, dipisahkan dengan masing-masing format yang berbeda, maka jenis buku agenda yang digunakan adalah ….. ?

• Kembar
• Tungal
• Berpasangan
• Satu format
• Campuran

Pada buku agenda, satu bagian halaman kiri digunakan untul mencatat surat masuk dan satu bagian halaman kanan digunakan untuk surat keluar, maka jenis buku agenda yang digunakan adalah ….. ?

• Berpasangan
• Kembar
• Tunggal
• Ganda
• Campuran

Disebut dengan sistem pola baru, dapat mengatasi kekurangan sistem buku agenda, mengakomodasi penanganan surat dengan mampu melibatkan banyak orang sehingga proses penanganan surat semakin cepat, disebut dengan sistem pola ..... ?

• Kartu kendali
• Buku agenda
• Sistem terbaru
• Kartu perlindungan
• KK

Berikut ini tahapan prosedur penangan surat masuk sistem buku agenda yang tepat adalah ..... ?

• Penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, penyampain, penyimpanan
• Penyortiran, Penerimaan, pencatatan, pengarahan, penyampain, penyimpanan
• Penyimpanan, Penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan, penyampain
• Pencatatan, Penerimaan, penyortiran, pengarahan, penyampain, penyimpanan
• Penerimaan, penyimpanan, pencatatan, pengarahan, penyampain, penyortiran

Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa dan rahasia) serta menghilangkan pencatatan yang berulang adalah beberapa keuntungan penggunaan ….. ?

• Kartu kendali
• Buku agenda
• Komputerisasi
• Gotong royong
• Ahli korespondensi