Quiz: Obieg dokumentów w firmie

Co to jest obieg dokumentów w firmie?

• Proces rekrutacji pracowników

• Proces sprzedaży produktów

• Proces przepływu dokumentów pomiędzy pracownikami i działami w celu zatwierdzenia, podpisania, lub innego rodzaju akceptacji.

• Proces tworzenia raportów finansowych

Dlaczego obieg dokumentów jest ważny w firmie?

• Aby utrudnić pracę zespołową

• Aby zapewnić właściwą komunikację, odpowiedzialność i prowadzenie dokumentacji.

• Aby obniżyć jakość usług świadczonych przez firmę

• Aby zwiększyć liczbę przerw w pracy

Jakie są etapy obiegu dokumentów w firmie?

• Tworzenie, podpisywanie, archiwizacja, usuwanie

• Tworzenie, przegląd, zatwierdzenie, dystrybucja, przechowywanie

• Skanowanie, drukowanie, laminowanie, segregowanie

• Przyjmowanie, kopiowanie, wysyłanie, segregowanie

Kto jest odpowiedzialny za nadzór nad obiegiem dokumentów w firmie?

• Prezes firmy

• Kierownik kontroli dokumentów lub podobna rola

• Pracownik biurowy

• Kierownik ds. marketingu

Jakie są korzyści z zautomatyzowanego obiegu dokumentów w firmie?

• Więcej pracy dla pracowników, brak oszczędności czasu, mniejsza efektywność

• Brak wpływu na redukcję błędów, trudniejszy dostęp do informacji, większe obciążenie pracowników

• Oszczędność czasu, redukcja błędów, poprawa efektywności, łatwiejszy dostęp do informacji

• Zwiększenie ilości błędów, spowolnienie procesu, utrudniony dostęp do informacji

Czy obieg dokumentów w firmie może być zautomatyzowany? Jak?

• Nie, poprzez korzystanie wyłącznie z papierowych dokumentów i tradycyjnych metod archiwizacji.

• Tak, poprzez wykorzystanie systemów do zarządzania treścią (ECM) lub systemów do zarządzania procesami biznesowymi (BPM).

• Nie, poprzez ignorowanie problemu i pozostawienie wszystkiego w dotychczasowym stanie.

• Nie, poprzez zatrudnienie większej liczby pracowników do ręcznego przetwarzania dokumentów.