ARCHIVO Y GESTION

Descripción Documental

• Se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo.

• Actividad intelectual que se basa en el conocimiento de la entidad a fin de determinar la importancia de los documentos.

• Es el traspaso de documentos que ha cumplido su plazo de conservación de acuerdo a lo establecido en la tabla

• Hace referencia al orden en que se crearon los documentos dentro de cada expediente

Valoración

• Se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo.

• Actividad intelectual que se basa en el conocimiento de la entidad a fin de determinar la importancia de los documentos.

• Es el traspaso de documentos que ha cumplido su plazo de conservación de acuerdo a lo establecido en la tabla

• Hace referencia al orden en que se crearon los documentos dentro de cada expediente

Principio de orden original

• Se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo.

• Actividad intelectual que se basa en el conocimiento de la entidad a fin de determinar la importancia de los documentos.

• Es el traspaso de documentos que ha cumplido su plazo de conservación de acuerdo a lo establecido en la tabla

• Hace referencia al orden en que se crearon los documentos dentro de cada expediente

Son las etapas por las que pasan los documentos desde su producción o recepción, hasta la determinación de su destino final (baja documental o conservación permanente

Custodia y administra la documentación procedente de los Archivos de Gestión que han cumplido los plazos de conservación

• archivo histórico

• archivo intermedio

• archivo central

• archivo de gestion

Toda la documentación, generada por las unidades administrativas, que es sometida a continua utilización y consulta

• archivo histórico

• archivo intermedio

• archivo central

• archivo de gestion

Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo

• Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas

• Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de Gestión al Archivo Central

• Administrar y coordinar el Archivo Central

• Coordinar proyectos de digitalización del fondo documental

Atribuciones de la unidad productora

• - Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas

• Brindar la capacitación en materia de gestión documental y archivo y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión de las unidades

• Integrar los expedientes de archivo

• Aprobar el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación, y remitir para su validación a la Dirección de Archivo de la Administración Pública

Atribuciones del Archivo Central

• Eliminar los expedientes cuya baja haya sido aprobada

• Recibir las transferencias primarias documentales al concluir los tiempos establecidos

• Elaborar y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, la política institucional en materia de gestión documental y archivo

• Conservar y administrar la documentación de acuerdo a los plazos y disposiciones de la presente Regla Técnica

Procesos relativos a la gestión documental y archivo

• Producción documental

• Identificación de documentos

• Registro documental

• Todas las anteriores