Maximize Your Time - p3

Trong kỹ thuật Quản lý thời gian Getting Things Done (GTD), mục tiêu là:

• 1. Có việc nào cũng đều cần làm xong ngay

• 1. Mọi công việc không bỏ sót

• 1. Mọi công việc được hoàn thành đúng hạn, đúng mức độ ưu tiên

• 1. Mọi công việc cần hoàn thành trong tương lai đều được hoạch định và có lộ trình thực hiện rõ ràng

• 1. Cho tất cả công việc vào một nơi lưu trữ rồi lên kế hoạch thực hiện sau

Sắp xếp các bước thực hiện kĩ thuật GTD theo đúng thứ tự

1. A. Sắp xếp: Phân bổ nhiệm vụ vào đúng danh mục (VD: Hôm nay, Tuần này, Tuần sau,...)

2. B. Ghi lại: Lưu trữ các việc cần làm

3. C. Làm rõ: Xác định nhanh mỗi đầu việc cần làm gì để xử lý

4. D. Thực hiện: Thực hiện các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

5. E. Review: Thường xuyên kiểm tra để cập nhật to-do list

• B > C > A > D > E

• B > C > A > E > D

• C > A > B > D > E

• A > B > C > D > E

Với ma trận Eisenhower (4D), 2 yếu tố giúp bạn cân nhắc xếp loại cho các công việc là:

• 1. Mức độ Phức tạp & Tính Khẩn cấp

• 1. Mức độ Quan trọng & Tính Khẩn cấp

• 1. Mức độ Phức tạp & Người giao việc

• Mức độ Quan trọng & Người giao việc

Hãy lựa chọn các phương án đúng theo phương pháp Eisenhower (4D):

• 1. Task quan trọng & khẩn cấp: Làm ngay

• 1. Task quan trọng nhưng không khẩn cấp: Loại bỏ

• 1. Task không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy thác cho người khác hoặc làm ngay nếu không mất thời gian

• 1. Task không quan trọng & không khẩn cấp: Làm ngay

Có những mẹo gì để giúp bạn cân nhắc hoặc nói “Không” với một lời đề nghị mới:

• 1. Yêu cầu thông tin qua email hoặc tin nhắn để có thời gian xem xét

• 1. Không nên từ chối, cần thể hiện sự nhiệt tình bằng cách tiếp nhận mọi lời nhờ vả, đề nghị công việc mới

• 1. Hỏi “Khi nào?” để xác định thời hạn cụ thể

• 1. Nói với người đề nghị rằng bạn rất muốn hỗ trợ, nhưng sẽ khó đảm bảo hiệu quả công việc như kỳ vọng của họ

• 1. Nói “Không” ngay, không cần giải thích lý do

Tương tự quy tắc Pareto, ___ % công việc bạn làm sẽ đem lại 80% giá trị bạn đóng góp cho tổ chức, và bạn nên ưu tiên nhiều thời gian, công sức cho các công việc này:

• 20

• 40

• 60

• 80

Để đạt được trạng thái dòng chảy (Flow state), bạn nên:

(Flow state: Khi bạn tập trung, hạnh phúc, và đạt trạng thái hiệu suất cao nhất trong công việc)

• 1. Tìm kiếm những nhiệm vụ có độ khó hơi cao hơn khả năng hiện tại

• 1. Uống thật nhiều cafe mỗi ngày để tập trung cao độ

• 1. Liên tục nâng cấp năng lực của bản thân

• 1. Làm những công việc dễ, đã quen thuộc cách làm

Thời điểm phù hợp để thực hiện việc ra quyết định và các công việc liên quan tới số liệu cho những người “Cú đêm” (Night Owl) là lúc nào?

• 1. Sáng sớm

• 1. Sáng

• 1. Chiều muộn và tối

• 1. Đêm

Có những mẹo gì để tổ chức/ tham gia họp hiệu quả?

• 1. Xem xét vấn đề có cần tổ chức họp hay chỉ cần chat, trao đổi nhanh là đủ

• 1. Chờ vào lịch họp rồi thảo luận, không cần agenda trước

• 1. Tránh nói sang những chủ đề không liên quan

• 1. Không cần có mục tiêu đầu ra của cuộc họp

Bạn có thể sử dụng Google Calendar như một công cụ giúp Quản lý thời gian, bằng cách:

• 1. Tạo lịch reminder cho đầu việc có deadline và giải phóng trí não khỏi nó tạm thời

• 1. Đặt lịch cố định cho các công việc đem lại nhiều giá trị nhất (MVAs)

• 1. Book lịch order trà chiều cùng đồng nghiệp

• 1. Phân loại các lịch bằng màu sắc để dễ quét nhanh lịch trình trong ngày