SOAL LATIHAN TEORI OTKP

1. Sebutkan langkah pertama yang harus disiapkan dalam proses menyiapkan dokumen …

• Menulis dokumen
• Merancang struktur dokumen
• Mengumpulkan informasi
• Mengevaluasi dokumen
• Menyusun daftar referensi

2. Apa fungsi utama dari elemen "Header" dalam sebuah dokumen bisnis?

• Menyajikan informasi singkat
• Menampilkan logo perusahaan
• Menentukan batas halaman
• Menyusun daftar isi
• Menyusun nomor surat

3. Seorang sekretaris ditugaskan untuk membuat surat resmi kepada pihak mitra bisnis. Apa jenis dokumen perkantoran yang sebaiknya ia hasilkan?

• Laporan Keuangan
• Nota Dinas
• Surat Kuasa
• Surat Pernyataan
• Catatan Rapat

4. Seorang sekretaris harus mampu menyaring informasi yang relevan dari banyak sumber. Apa yang dimaksud dengan "keterampilan menyaring informasi"?

• Kemampuan untuk menciptakan informasi baru.
• Kemampuan untuk menghapus informasi yang tidak penting.
• Kemampuan untuk menyusun informasi secara sistematis.
• Kemampuan untuk menilai dan memilih informasi yang relevan.
• Kemampuan untuk menyajikan informasi dengan grafik.

5. Seorang sekretaris harus menulis surat undangan rapat dengan tujuan memberikan informasi tentang agenda, waktu, dan tempat rapat. Pilih kalimat yang paling tepat untuk mencapai tujuan tersebut.

• "Rapat akan diadakan pada hari Rabu, jam 10 pagi di ruang rapat."
• "Mohon hadir dalam rapat besok pagi."
• "Agendanya melibatkan topik-topik penting."
• "Rapat akan segera dilaksanakan."
• "Harapkan kehadiran Anda di ruang rapat besok."

6. Media komunikasi yang paling efektif untuk menyampaikan informasi detail dan formal di lingkungan perkantoran adalah:

• Telepon
• Email
• Surat Resmi
• Chat Online
• Papan Pengumuman

7. Apa yang seharusnya dilakukan setelah menyelesaikan panggilan telepon?

• Langsung mematikan telepon.
• Mencatat informasi penting dari panggilan tersebut.
• Melanjutkan pekerjaan tanpa meninjau kembali informasi panggilan.
• Mengabaikan pesan yang disampaikan.
• Memberikan umpan balik yang tidak relevan.

8. 8. Manajer perkantoran ingin memastikan efisiensi dalam pengarsipan dokumen. Peralatan apa yang paling sesuai untuk membantu proses pengarsipan tersebut?

• Mesin fotokopi

• Printer laser

• Scanner dokumen

• Fax machine

• Mesin laminating

9. Seorang sekretaris hendak menghubungi pihak supplier untuk menanyakan status pengiriman barang. Apa yang seharusnya dia persiapkan sebelum melakukan panggilan telepon tersebut?

• Daftar pertanyaan yang akan diajukan.
• Menyusun laporan pengiriman barang.
• Mengirim email terlebih dahulu.
• Mencetak catatan panggilan sebelumnya.
• Menyiapkan jadwal pertemuan.

10. Seorang sekretaris menerima surat resmi dari pihak eksternal. Jelaskan langkah-langkah yang harus diambil oleh sekretaris dalam menangani surat tersebut!

• Membuang surat tersebut karena bukan bagian dari pekerjaannya.
• Meneruskan surat kepada atasan tanpa membacanya terlebih dahulu.
• Membaca surat tersebut untuk memahami isinya dan menentukan langkah selanjutnya.
• Menyimpan surat di laci tanpa memberitahu siapapun.
• Mengabaikan surat tersebut karena sudah terlalu banyak pekerjaan.