Pengelolaan Arsip Elektronik/Digital

Badri ingin membuat arsip elektronik terhadap ijazah yang dimilikinya. Penciptaan arsip yang tepat dilakukan Badri adalah ….

• Automasi

• Penciptaan secara elektronik

• Mengkonversi bentuk fisik menjadi format elektronik dengan melakukan scanning terhadap ijazah yang dimilikinya

• Dokumentasi

• Alih media penyimpanan

Suatu organisasi ingin mengalihmediakan semua arsip konvensionalnya menjadi arsip elektronik. Keuntungan yang mungkin didapat organisasi tersebut dengan menerapkan arsip elektronik adalah ….

• Adanya peluang untuk menipulasi file

• Mudahnya memperbanyak file secara tak terbatas

• Cepat dalam menemukan kembali arsip

• Terhapusnya file karena virus komputer

• File sangat mudah untuk dihapus

Berikut ini yang merupakan contoh penyimpanan arsip elektronik secara offline adalah ….

• Menyimpan arsip dalam sistem komputer perusahaan dapat diakses seluruh pegawai secara langsung

• Menyimpan arsip elektronik dalam compact disk kemudian disimpan secara manual

• Mencetak arsip elektronik dalam kertas, kemudian menyimpannya secara manual

• Menduplikasi arsip elektronik, kemudian dibagikan ke setiap unit kerja

• Menyimpan arsip elektronik di komputer dan menyimpan arsip fisik di filling cabinet

Suatu organisasi melakukan pemeliharaan terhadap arsip elektronik yang disimpannya. Upaya mengantisipasi ketika arsip hilang tidak menimbulkan kesulitan adalah dengan ….

• Mencetaknya dalam bentuk lembaran kertas

• Mengatur suhu penyimpanan arsip

• Melakukan back up sesuai dengan prosedur dan ketentuan

• Menduplikasi arsip sebanyak mungkin

• Menyimpan arsip dalam beragam media penyimpanan

Ardian melakukan scan dokumen, kemudian menyimpan file dokumen tersebut pada optical disk. File dokumen yang dibuat Ardian dapat digolongkan sebagai ….

• Arsip

• Arsip elektronik

• Dokumen

• Dokumen komputer

• Arsip komputer

Berikut ini merupakan cara yang dapat dilakukan untuk memelihara arsip elektronik adalah ….

• Menggunakan perangkat komputer paling canggih

• Menggunakan software yang paling mahal

• Melakukan penyusutan jika dirasa perlu

• Melakukan backup data dengan menggandakan data dalam media penyimpanan lain seperti CD atau Flash disk

• Menduplikasi file sebanyak-banyaknya

Berikut ini hal yang tidak perlu diperhatikan dalam menentukan media penyimpanan arsip elektronik yakni ….

• Kapasitas media penyimpanan

• Harga media penyimpanan

• Merek media penyimpanan

• Daya tahan media penyimpanan

• Mudah ditemukan di masa mendatang

Berikut ini contoh digitalisasi arsip yang paling tepat ialah ….

• Membuat file gambar dengan memotret menggunakan kamera

• Memindai arsip dalam bentuk kertas menjadi file komputer dengan mesin scanner

• Membuat laporan dengan menggunakan aplikasi pengolah kata di komputer

• Merekam video dengan menggunakan kamera handphone

• Mengonversi format file, misalnya dari file word menjadi file pdf

Peralatan di atas merupakan alat yang dapat digunakan untuk …

• Menyimpan data

• Menelusuri arsip

• Memindai dokumen

• Mengkopi data

• Mencetak dokumen

Komputerisasi kearsipan memiliki banyak manfaat. Salah satu manfaat komputerisasi kearsipan ialah ….

• Mudah melakukan recovery data

• Kemungkinan file hilang sangat besar

• Arsip sangat beresiko untuk mengalami kerusakan

• Pengindeksan yang kaku dan mudah dimodifikasi

• Boros tempat