3. Ejecución de Auditoría

Los tipos de hallazgos que se pueden encontrar en una auditoria son:

• Fortalezas

• Oportunidades de Mejora

• No conformidades

• Todos los anteriores

La decisión de permitir a los estudiantes la subsanación mediante el cargue de documentos, da la oportunidad a los estudiantes de enmendar un error y a la vez se reducen las PQRS por estas situaciones. Este enunciado corresponde a:

• Fortaleza

• Oportunidades de Mejora

• No conformidad

“Los controles establecidos sobre los proyectos sin avances en ejecución logrando disminuir el número de proyectos sin ejecución y generar información para la toma de decisiones frente a incumplimientos”, es:

• Fortaleza

• Oportunidades de Mejora

• No conformidad

Fortalecer el acompañamiento a los procesos en la formulación de planes de mejora, para reforzar la participación de un grupo interdisciplinario, articulándose con otros procesos y acompañados de personas cuyos cargos tengan la autoridad para la toma de decisiones, con el fin de asegurar la implementación y eficacia de las acciones tomadas, corresponde a:

• Fortaleza

• Oportunidad de Mejora

• No conformidad

Cuando se formulen planes de acción, es importante hacerlo de manera participativa y con el apoyo de líderes que puedan tomar decisiones para establecer acciones pertinentes, realizables. Este enunciado corresponde a:

• Fortaleza

• Oportunidad de Mejora

• No conformidad

Mantener la identificación de las áreas de almacenamiento de sustancias químicas consideradas peligrosas y asegurar la contención de derrames para su almacenamiento, incluyendo el temporal, es:

• Fortaleza

• Oportunidad de Mejora

• No conformidad

En el procedimiento de “Evaluación de Desempeño”, no se indica cómo se ejecutan los controles para usar la plataforma Sapiens en las evaluaciones de desempeño, la cual fue implementada en 2018 y la última actualización del procedimiento es de 2016. El enunciado corresponde a:

• Fortaleza

• Oportunidad de Mejora

• No conformidad

El plan de capacitación vigente no tiene componentes que tomen acción para adquirir o mejorar el desarrollo de competencias del personal, respecto a la gestión en calidad. El 100% de las capacitaciones de este plan 2021- 2022, están dirigidas a SST. Sin embargo, en las áreas y facultades visitadas, se encontraron otros planes que no están incluidos desde esta administración centralizada de este proceso para el desarrollo de competencias de personal administrativo, operativo con contratos directos y por prestación de servicios. Este enunciado corresponde a:

• No conformidad 7.2.c

  "cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas"

• Conformidad 7.2.c "cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas"

• No conformidad 7.2.d "conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia"

• Conformidad 7.2.d "conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia"

En el proceso de Gestión de Información y Tecnología se encuentra que en el último periodo se ha pasado de 35 colaboradores en el área a 13. Se tiene identificada en la matriz de riesgos la falencia y riesgo de no cumplimiento de la oferta de servicio para los compromisos institucionales; a pesar que se ha gestionado para ocupar las vacantes, no se ha logrado cubrir la necesidad de recurso humano, manteniendo latente el riesgo. Durante la auditoria al proceso de Gestión Humana, se hizo evidente la materialización de este riesgo, encontrando que la evaluación de desempeño de trabajadores oficiales y de carrera que se aplicaron en noviembre de 2021, a la fecha en agosto de 2022, no se tienen disponibles sus resultados que deben ser generados en la plataforma Sapiens, desde el área responsable de Gestión de Información y Tecnología, para el análisis y toma de acción de mejora de competencia a quienes aplique. El enunciado corresponde a:

• Conformidad 7.1.2 "La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su SGC y para la operación y control de sus procesos"

• No Conformidad 7.1.2 "La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su SGC y para la operación y control de sus procesos"

• Conformidad 6.3.d "La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades"

• No Conformidad 6.3.d "La asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades"

En el laboratorio de colecciones Biológicas no cuentan con equipos para la medición y el control de humedad que garanticen la conservación de las especies. Este enunciado corresponde a:

• No conformidad 7.1.3 "La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios"

• Conformidad 7.1.3 "La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios"

• No conformidad 7.1.4 "La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos, para lograr la conformidad de sus productos y servicios"

• Conformidad 7.1.4 "La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos, para lograr la conformidad de sus productos y servicios"