Latihan 9/12

1. Nyatakan (Empat) 4 keperluan dan prosedur mesyuarat.

• Panggilan notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha.

• Mesyuarat hendaklah mempunyai aturcara mesyuarat yang dipanggil (agenda).

• Mesyuarat yang diadakan mesti mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh peraturan/perlembagaan organisasi.

• Mesyuarat boleh dimulakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan dengan menyemak kehadiran ahli mesyuarat (korum)

• Mesyuarat yang dijalankan itu harus menepati peruntukkan peraturan dan perlembagaan.

1. Nyatakan (Empat) 4 keperluan dan prosedur mesyuarat.

• Panggilan notis mesyuarat dikeluarkan oleh setiausaha.

• Mesyuarat hendaklah mempunyai aturcara mesyuarat yang dipanggil (agenda).

• Mesyuarat yang diadakan mesti mengikut tatacara yang telah ditetapkan oleh peraturan/perlembagaan organisasi.

• Mesyuarat boleh dimulakan tepat pada waktu yang telah ditetapkan dengan menyemak kehadiran ahli mesyuarat (korum)

• Mesyuarat yang dijalankan itu harus menepati peruntukkan peraturan dan perlembagaan.

1. Berikan tiga (3) peringkat dalam tatacara perjalanan mesyuarat.

• Permulaan

• 5. Pembangkitan Perkara Berbangkit. 

• • Pembentangan kertas-kertas kerja 

• 3. Pengesahan Minit Mesyuarat Lepas.

Agenda mesyuarat hendaklah disusun mengikut format:-

• 1. Penutup

• 2. Perkara-perkara berbangkit

• 3. Ucapan Pengerusi

• 4. Pembentangan kertas-kertas kerja 

• 5. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

• 6. Hal-hal lain.

• 3-4-6-5-2-1

• 3-4-5-2-1-6

• 3-5-2-4-6-1

• 1-2-3-4-5-6

Penyusunan bergantung beberapa faktor seperti tujuan, bilangan peserta dan kemudahan yang diperlukan.

• BENAR

• SALAH

Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah rapat bagi menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat berlangsung.

• BENAR

• SALAH

Setiusaha juga tidak perlu menguruskan hidangan ringan untuk ahli mesyuarat.

• BENAR

• SALAH

Setiausaha juga perlu memastikan penghawa dingin dan alat kawalan suhu berfungsi dengan baik.

• BENAR

• SALAH

Terangkan program terperinci tentang urusan yang akan dibincangkan pada mesyuarat yang akan ditetapkan. (4 MARKAH)

• dihantar kepada semua ahli mesyuarat untuk    memberikan mereka notis yang mencukupi dan bagi membolehkan mereka memahami tujuan mesyuarat dipanggil.

• Agenda biasanya dimasukkan bersama di dalam notis mesyuarat yang mengandungi, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.

• Penggunaan alat persembahan di dalam sesebuah mesyuarat amat penting bagi membantu menjelaskan maklumat dan penerangan seseorang  itu.

• Setiausaha akan berbincang dengan pengerusi bagi menyediakan agenda dan melapurkan segala tindakan

• Tempoh notis yang hendak dikeluarkan telah ditetapkan oleh perlembagaan organisasi dan biasanya 7-14 hari.

Jelaskan Tiga (3) penggunaan alat persembahan di dalam sesebuah mesyuarat.

• Audio

• Projektor

• Visual

• Telesidang