اختبار السكرتارية والتعامل مع زوار المكتب

ما هي أهمية قواعد الاتيكيت في السكرتارية؟

• تقليل تكاليف الشركة

• زيادة عدد العملاء

• تحسين الأداء الوظيفي للموظفين

• تعزيز الاحترام والثقة بين الموظفين والعملاء

كيف يمكن للسكرتير إدارة وقته بشكل فعال؟

• يمكن للسكرتير التأخير في إنجاز المهام

• يجب على السكرتير تحديد الأولويات، وإنشاء جدول زمني يومي، وتقسيم الوقت بين المهام المختلفة، وتجنب التشتت والتأخير، واستخدام تقنيات الإدارة الزمنية مثل تقنية بومودورو.

• يجب على السكرتير عدم تقسيم الوقت بين المهام المختلفة

• يجب على السكرتير تجاهل المهام الهامة

ما هي الخطوات الأساسية التي يجب اتباعها عند استقبال زائر في المكتب؟

• Follow the steps: 1. Greet warmly, 2. Ask to sign in, 3. Offer a seat, 4. Inform the person visited, 5. Escort to designated area.

• Ignore the visitor, 2. Offer a snack, 3. Leave them unattended

ما هي الطريقة الصحيحة للتعامل مع زوار المكتب بأسلوب ودود واحترافي؟

• تجاهلهم تمامًا

• عرض المساعدة بشكل غير مباشر

• الترحيب بابتسامة، الاستماع بانتباه، تقديم المساعدة، وتوديعهم بطريقة مهذبة.

• التحدث بصوت مرتفع وغير مهذب

ما هي أفضل النصائح للسكرتير للتعامل مع الزوار الذين يكونون صعبين في التعامل؟

• تقديم النصائح الشخصية غير المرغوب فيها

• التحدث بصوت مرتفع وعدواني

• التجاهل التام للزوار

• الاستماع بعناية، البقاء هادئًا ومهنيًا، تقديم الدعم والمساعدة، الحفاظ على الحدود والاحترام، البحث عن حلول إيجابية

ما هي الخطوات الواجب اتباعها لتنظيم جدول الاجتماعات بشكل فعال؟

• Follow the steps: Identify purpose, determine frequency, set objectives, allocate time, invite participants, send agendas, follow up on action items.

• Skip setting objectives

• Invite random participants

• Don't follow up on action items

كيف يمكن للسكرتير تحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية؟

• عدم الاهتمام بالتطوير الشخصي

• تحديد الأولويات، تنظيم الوقت، تطوير مهارات الاتصال والتفاوض، الاستفادة من الإجازات والعطلات

• تجاهل الإجازات والعطلات

• التأخر في العمل

ما هي الاستراتيجيات الفعالة للتعامل مع الضغوطات والمهام المتعددة في العمل السكرتاري؟

• عدم الاستفادة من فترات الراحة

• عدم القيام بتقسيم الأعمال

• الاستراتيجيات تشمل الاستسلام للضغوطات

• الاستراتيجيات الفعالة تشمل تنظيم الأولويات، تقسيم الأعمال، استخدام أدوات التقويم والتنظيم، تطوير مهارات الاتصال والتفاوض، والاستفادة من فترات الراحة.

ما هي أهم النصائح للسكرتير للحفاظ على سرية المعلومات والوثائق في المكتب؟

• ترك الوثائق المهمة معروضة في الأدراج

• تخزين الوثائق الحساسة في مكان عام

• الحفاظ على الأدراج والخزائن مقفلة، عدم ترك الوثائق المهمة معروضة، عدم الإفصاح عن المعلومات السرية، تدمير الوثائق الحساسة بشكل صحيح

• الإفصاح عن المعلومات السرية للزملاء