محفوظات 2

تجميع المحفوظات وترتيبها في مجموعات متشابهة ذات خصائص وسمات متشابهة وذلك للرجوع إليها بيسر وسهولة.

• التصنيف

• الترميز

• الفهرسة

ويتم بموجب هذا النوع من التصنيف تجميع الوثائق المتشابهة والتي تتعلق بموضوع معين وعزلها عن الوثائق الاخرى

• التصنيف الموضوعي

• التصنيف الزمني

• التصنيف الرمزي

هو التخلص من الوثائق التي لم تعد هناك حاجة للرجوع إليها وأصبحت عبئاً ثقيلاً على جهاز الحفظ.

• الأتلاف

• الفهرسة

• الترميز

يجب على الأجهزة الحكومية القضاء على أسباب تضخم المحفوظات وذلك من خلال تنظيم عمليات الفرز والترحيل والإتلاف الخاصة بمحفوظاتها

• صح

• خطأ

يعتمد على عمر الوثيقة بغض النظر عن أهمية المعلومات التي تضمها ومدى الحاجة إليها.

• الترحيل المقنن

• الترحيل الفتري

يعتمد على عمر الوثيقة بغض النظر عن أهمية المعلومات التي تضمها ومدى الحاجة إليها.

إن أساس الترحيل المقنن هو أهمية المعلومات التي تضمها الوثائق ومدى الحاجة إليها بغض النظر عن عمرها. وهي الطريقة المثلى.

• صح

• خطأ

هو الذي يعمل على بيان الوثائق المعارة خارجياً من المحفوظات , ونوعياتها , والأفراد الذين استعاروها وتاريخ رجوعها مرة أخرى إلى الحفظ.

 

• النظام الرقابي

• الأجهزة الحكومية

• الشركات

معظم السجلات والوثائق تكون نشيطة في بدء حياتها أو استخدامها ثم تصبح أقل نشاطاً بمرور الزمن.

• صح

• خطأ

ا يجوز التخلص النهائي من الوثائق الأصلية إلا بعد أخذ موافقة الجهات المسئولة على ذلك, سواء داخل الشركة أو خارجها ( دار المحفوظات أو دار الوثائق

• صح

• خطأ

توضع المحفوظات في هذه الطريقة عمودية مرتكزة على الجانب العرضي ، وتستعمل هذه الطريقة في حفظ الكتب.

• طريقة الحفظ الجانبي (وافغة)

• طريقة الحفظ الرأسي