Procesos de la Gestión documental 10 I.E Ciudad Itagüí

¿Qué es la gestión documental?

• La gestión de eventos en una organización.

• La gestión de recursos humanos en una empresa.

• La captura, almacenamiento y recuperación de documentos en una organización.

• El proceso de producción de documentos en una organización.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

• Un conjunto de elementos y relaciones diseñados para controlar los procesos documentales en una organización.

• Un sistema de gestión de recursos financieros en una empresa.

• Un sistema de gestión de eventos en una organización.

• Un sistema de gestión de recursos humanos en una empresa.

¿Qué implica el proceso de clasificación en la gestión documental?

• Eliminar documentos que ya no son útiles.

• Agrupar documentos de forma jerárquica en función de características preestablecidas.

• Almacenar documentos de forma segura.

• Recuperar documentos de forma eficiente.

¿Cuál es el objetivo del proceso de almacenamiento en la gestión documental?

• Clasificar documentos de forma eficiente.

• Facilitar la recuperación de documentos.

• Eliminar documentos de forma inmediata.

• Mantener y preservar documentos asegurando su autenticidad e integridad.

¿Qué se regula en la fase de acceso en la gestión documental?

• Cómo se eliminan los documentos de forma segura.

• Cómo se clasifican los documentos en una organización.

• Quién puede llevar a cabo operaciones relacionadas con un documento y en qué circunstancias.

• Cómo se registran los documentos en el sistema.

¿Qué garantiza la trazabilidad en un sistema de gestión documental?

• Que los documentos se clasifiquen correctamente.

• Que solo usuarios autorizados realicen tareas para las que tienen permiso.

• Que todos los documentos sean eliminados después de un tiempo determinado.

• Que los documentos estén accesibles para todos los usuarios.

¿Qué se hace al agotarse el plazo de conservación de un documento en la gestión documental?

• Se aplica la disposición prevista en el calendario de conservación.

• Se transfiere el documento a otro sistema sin autorización.

• Se almacena el documento de forma permanente.

• Se elimina el documento de forma inmediata.

¿Por qué es importante la normalización en la gestión documental?

• Aumenta la complejidad de los procesos documentales.

• Reduce la calidad de los sistemas de gestión documental.

• Contribuye a que las organizaciones dispongan de sistemas de gestión de la información más eficientes y eficaces.

• No tiene impacto en la eficiencia de las organizaciones.

¿Qué son las normas o estándares en la gestión documental?

• Requisitos legales obligatorios para todas las organizaciones.

• Procedimientos informales sin impacto en la calidad de los sistemas.

• Especificaciones técnicas utilizadas como referencia para probar la calidad y seguridad de actividades y productos.

• Documentos de uso interno sin relevancia externa.

¿Qué caracteriza a un sistema de gestión documental basado en normas?

• Es un sistema de mayor rigor, calidad y exigencia.

• No garantiza la seguridad de los documentos.

• Es menos eficiente que un sistema no normalizado.

• No tiene diferencias significativas con otros sistemas.