TIM WOODS - OD

Reordena los siguientes pasos para el proceso de recepción de documentos en la gestión documental:

• Entrega de los documentos al departamento correspondiente

• Verificación de la integridad de los documentos

• Registro de los documentos recibidos

• Clasificación de los documentos según su tipo

¿Qué es un defecto en el proceso de gestión documental?

• Documentos archivados correctamente

• Documentos perdidos durante la digitalización

• Etiquetas de archivo legibles

• Documentos entregados a tiempo

¿Cuál es un ejemplo de un defecto en la gestión de documentos físicos?

• Documentos archivados de manera organizada

• Documentos extraviados o mal archivados

• Documentos digitalizados con alta calidad

• Documentos entregados antes de la fecha límite

Qué papel juega la comunicación en la prevención de defectos en la gestión documental?

(a)   ​

• Solo es necesario en situaciones específicas
• Puede aumentar el número de defectos
• Es crucial para identificar y corregir errores
• No tiene impacto en la prevención de defectos

Ordena los pasos para corregir un defecto en el proceso de digitalización de documentos:

• Verificar la configuración del escáner.

• Ajustar la configuración del escáner para mejorar la calidad de la imagen

• Identificar el problema en la calidad de la imagen.

• Realizar un control de calidad.

• Volver a digitalizar el documento

¿Cuál de las siguientes acciones puede considerarse un defecto en la gestión de documentos digitales?

• Almacenamiento seguro en la nube

• Actualización regular del software de gestión documental

• Pérdida de datos durante la transferencia

• Acceso no rápido a los archivos

¿Qué medida puede ayudar a evitar reprocesos en los documentos físicos?

• No realizar controles de calidad en los documentos archivados

• Digitalizar todos los documentos sin excepción

• Mantener un inventario actualizado de todos los archivos

• No tener un sistema de clasificación para los documentos

¿Cuál de los siguientes es un ejemplo de un reproceso en el proceso de gestión documental?

• Etiquetar correctamente los documentos desde el principio

• Volver a digitalizar un documento debido a una mala calidad de la imagen

• Almacenar documentos de manera eficiente

¿Qué acción ayuda a prevenir reprocesos en la gestión documental?

• No revisar los documentos antes de archivarlos

• Implementar un sistema de control de calidad riguroso

• Dejar documentos sin clasificar

Ordena los pasos para prevenir reprocesos en la gestión documental:

• Establecer un flujo de trabajo claro y eficiente.

• Implementar un sistema de control de calidad riguroso.

• Capacitar al personal en técnicas de indexación.

• Utilizar un software de gestión documental actualizado.

• Realizar controles de calidad periódicos