Serba Serbi Soal

Pelaksanaan aktivitas organisasi sehari-hari tentu menghasilkan rekaman-rekaman arsip yang semakin lama akan semakin menumpuk jika tidak dilakukan kegiatan penyusutan arsip. Oleh karena itu, salah satu tugas seorang petugas arsip adalah kegiatan penyusutan arsip, berikut ini yang bukan pernyataan yang benar terkait pengertian penyusutan arsip adalah ….. ?

• Aktivitas organisasi dalam menghasilkan bahan arsip pertanggungjawaban nasional
• Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan organisasi
• Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku
• Menyerahkan arsip statis dari unit kearsipan ke ANRI atau BAD
• Tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya masa simpan arsip

Jika arsip dipertahankan dalam jumlah besar, tentu hal tersebut akan berimbas pada banyaknya waktu, tenaga kerja, biaya, dan ruang yang diperlukan untuk mengelola arsip. Akibatnya, kegiatan pengelolaan arsip menjadi tidak efektif. Oleh karena itu, diperlukan kegiatan ….. untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip.

• Penyusutan arsip
• Pemeliharaan arsip
• Penggunaan arsip
• Jadwal retensi arsip
• Penggandaan arsip

Jika sudah sampai pada waktunya, arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan. Arsip inaktif yang tidak dimusnahkan hanya arsip inaktif yang mempunyai nilai nasional. Arsip itu diserahkan kepada arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Arsip tersebut disebut arsip ….. ?

• Statis
• Aktif
• Inaktif
• Nasional
• Negara

Kegiatan menghapus keberadaan arsip dari tempat penyimpanan atau tindakan penghancuran arsip secara fisik yang dilakukan secara total sehingga identitasnya hilang disebut dengan kegiatan ….. ?

• Pemusnahan arsip
• Pemindahan arsip
• Penyerahan arsip
• Penambahan arsip
• Penghapusan arsip

Dalam melakukan penyusutan arsip, petugas arsip memerlukan teknik sehingga proses penyusutan dapat berjalan dengan lancar. Terdapat dua teknik penyusutan arsip yaitu berdasarkan jadwal retensi arsip (JRA) dan berdasarkan nonjadwal retensi arsip. Perhatikan pernyataan-pernyataan berikut ini : (1) Penilaian arsip, (2) Penyusunan daftar arsip, (3) Pelaksanaan penyusutan, (4) Pelaksanaan pembenahan arsip, (5) Perencanaan pembenahan arsip. Urutan langkah-langkah yang tepat dalam kegiatan penyusutan arsip tidak berdasarkan JRA adalah ….. ?

• 4), (1), (2), (3), (5)
• (5), (1), (4), (3), (2)
• (1), (2), (3), (4), (5)
• (2), (1), (3), (4), (5)
• (3), (1), (2), (5), (4)

Alasan yang paling tepat mengenai penyebab perlunya penanganan arsip secara elektronik adalah ..... ?

• Perkembangan kehidupan saat ini berada dalam lingkungan teknologi
• Adanya instruksi presiden
• Adanya undang-undang tentang informasi dan transaksi elektronik
• Teknologi informasi yang digunakan oleh pegawai, jenisnya semakin banyak
• Pertumbuhan jumlah arsip yang sangat tinggi sehingga membutuhkan banyak tempat

Kegiatan memindai dokumen yang hasilnya berupa data gambar dan mengubahnya dalam bentuk berkas digital disebut ..... ?

• Scanning
• Editing
• Hyperlink
• Importing
• Conversion

Berikut ini yang tidak termasuk upaya yang dilakukan untuk memelihara arsip elektronik adalah ….. ?

• Membeli alat yang mahal
• Backup data secara berkala
• Selalu update terhadap perkembangan teknologi
• Menggunakan perangkat keras yang sesuai prosedur
• Menyimpan arsip elektronik di tempat yang terlindung dari debu, panas dan air

Berikut yang bukan merupakan tujuan evaluasi adalah ….. ?

• Untuk menemukan kekurangan unit kerja
• Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
• Menganalisis rencana yang telah dibuat
• Untuk meningkatkan mutu pelayanan
• Sebagai alat penilaian

Agar laporan hasil evaluasi mudah dipahami, penyusunan sebaiknya dilakukan secara ringkas, jelas, dan padat. Penulisan laporan hasil evaluasi juga harus memperhatikan beberapa ketentuan, berikut yang bukan termasuk ketentuan yang perlu diperhatikan adalah ….. ?

• Data
• Ilustrasi
• Bahasa
• Pengetikan
• Daftar pustaka