QA-L3 : CU3 RECORD CONTROL

1. Berapakah tempoh bagi pelupusan rekod?

• 2 tahun

• 4 tahun

• 5 tahun

• 10 tahun

1. Apakah nama bagi dua kategori penyimpanan rekod?

• Soft disc dan hard disc.

• CD Rom dan pen drive.

• Soft copy dan hard copy.

• USB drive dan thumb drive.

Apakah jenis rekod kualiti yang betul?

• 1. I. Memo mesyuarat.

  2. II. Poster dasar kualiti.

  3. III. Minit mesyuarat semakan pengurusan.

• 1. I. Memo mesyuarat.

  2. II. Poster dasar kualiti.

  3. IV. Laporan audit dan laporan pemeriksaan.

• 1. I. Memo mesyuarat.

  2. III. Minit mesyuarat semakan pengurusan.

  3. IV. Laporan audit dan laporan pemeriksaan.

• II. Poster dasar kualiti.

  1. III. Minit mesyuarat semakan pengurusan.

  2. IV. Laporan audit dan laporan pemeriksaan.

1. Berikan susunan langkah-langkah dalam pengurusan inventori yang betul.

• Membuat pesanan - memunggah/memeriksa - pengurusan inventori - pengagihan

• Membuat pesanan - pengagihan - memunggah/memeriksa - pengurusan inventori

• Pengurusan inventori - membuat pesanan - pengagihan - memunggah/memeriksa

• Pengurusan inventori - pengagihan - memunggah/memeriksa - membuat pesanan

Didalam sistem pengelasan sistem memfail, apakah prosedur yang sering digunakan?

• 1. I. Prosedur memfail mengikut abjad.

  2. II. Prosedur memfail mengikut nombor / angka.

  3. III. Prosedur memfail mengikut tarikh – kronologi

• 1. I. Prosedur memfail mengikut abjad.

  2. II. Prosedur memfail mengikut nombor / angka.

  3. IV. Prosedur memfail mengikut warna dan bentuk.

• 1. I. Prosedur memfail mengikut abjad.

  2. III. Prosedur memfail mengikut tarikh – kronologi

  3. IV. Prosedur memfail mengikut warna dan bentuk.

• 1. II. Prosedur memfail mengikut nombor / angka.

  2. III. Prosedur memfail mengikut tarikh – kronologi

  3. IV. Prosedur memfail mengikut warna dan bentuk.

1. Apakah kebaikkan prosedur memfail mengikut tajuk / perkara?

• Tahan lama.

• Menjimatkan kos.

• Kelihatan cantik dan kemas.

• Menjimatkan masa dan senang membuat rujukan.

1. Diantara berikut yang manakah BENAR mengenai peringkat keselamatan fail?

• Biasa - sulit terhad / terkawal - rahsia - rahsia besar.

• Sulit terhad / terkawal - biasa - rahsia besar - rahsia.

• Rahsia - rahsia besar - biasa - sulit terhad / terkawal.

• Rahsia besar - rahsia - sulit terhad / terkawal - biasa.

1. Apakah 3 jenis jadual pelupusan yang betul?

• Jadual penyimpanan dokumen, jadual penggunaan alatan dan jadual pengrekodan dokumen.

• Jadual perwujudan rekod, jadual penyediaan dokumen dan jadual pemusnahan dokumen.

• Jadual pelupusan rekod am, jadual pelupusan rekod functional dan jadual tempoh simpanan rekod.

• Jadual pelupusan tamat tempoh, jadual pelupusan penyimpanan dan jadual pelupusan penggunaan rekod.

1. Kebenaran pelupusan rekod oleh Ketua Pengarah am boleh diperolehi melalui beberapa  kaedah. Apakah kaedah-kaedah tersebut?

• Senarai rekod bahan dan jadual pemulangan bahan.

• Senarai kandungan alatan dan jadual pelupusan bahan.

• Senarai pemindahan rekod dan jadual pelupusan rekod.

• Senarai penggunaan bahan dan jadual peminjaman alatan.

1. Apakah ancaman kepada surat / dokumen terperingkat?

• 1. i. Kebocoran

  2. ii. Penyuluh rahsia.

  3. iii. Individu subservive.

• 1. i. Kebocoran

  2. ii. Penyuluh rahsia.

  3. iv. Musuh di tempatkerja.

• 1. i. Kebocoran

  2. iii. Individu subservive.

  3. iv. Musuh di tempatkerja.

• ii. Penyuluh rahsia.

  1. iii. Individu subservive.

  2. iv. Musuh di tempatkerja.