TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las TRD:

• Recuperar información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental

• Reflejar la jerarquización dada a la documentación producida por una institución

• Permiten eliminar documentos de apoyo del A. Gestión

• La reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica

Las TRD se elaboran para aplicar en documentos de archivo:

• Vigentes y solo en soporte papel

• En gestión y en soporte electrónico

• Activos, tanto físicos como electrónicos.

• De gestión en fondo acumulado

En la elaboración de las TRD la investigación preliminar de la instituciones se hace a partir del análisis a:

• Información institucional y entrevistas con productores documentales

• Normatividad archivistica aplicada a la empresa

• Los valores documentales en cada fase

• La conformación de series y subseries documentales

Acorde con la cobertura normativa el Instituto de Hidrología Meteorología y Estudios Ambientales esta obligada a elaborar TRD

• SI

• Dependerá de sus funciones

• NO

• Solo si tiene un acervo documental

El tiempo de permanencia de un documento en oficina es de:

• 10 años, porque tiene valor primario

• Depende del valor documental

• 0 años, se elimina de forma inmediata después de su divulgación

• 1 año, cada nuevo año se reinicia la producción documental

Las TRD deben listar para cada oficina productora las

• series y subseries con sus respectivos tipos documentales

• series y unidades documentales con sus respectivos tipos documentales

• series y unidades documentales con el correspondiente tiempo de retención

• series y asuntos con sus respectivos tipos documentales.

Las TRD deberán elaborarse para los documentos de archivo que produce la entidad, tanto

• .pdf como .xls, .docx, .rar, .cvs, .jpg., etc.)

• fisicos como en papel

• Papel como análogos.

• físicos como electrónicos, en cualquier soporte y formato

Es imprudente e innecesario recomendar a las empresas privadas que no cumplen función pública o prestan servicio público elaborar, aprobar y aplicar las TRD.

• Falso

• Verdadero

La Universidad Coperativa de Colombia ha fijado en sus TRD una para

Programas del subsistema de formación para el trabajo, se considera que esta es una TRD:

• Activa

• Especifica

• General

• Todas las anteriores pues están en el archivo de gestión

INVIAS , presenta en el 2001, las TRD con los siguientes datos para todas las secciones :

SERIES : ACTAS , CIRCULARES, INFORMES y DECRETOS.

Se considera que esta TRD es

• General

• Legal

• Adminstrativa

• Secundaria