Kearsipan Sistem

Apa yang dimaksud dengan kearsipan sistem?

• Pengelolaan dokumen yang sulit diakses

• Penyimpanan informasi tanpa struktur

• Proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara acak

• Proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen atau informasi secara terstruktur agar mudah diakses dan dikelola.

Apa saja manfaat dari sistem kearsipan yang baik?

• Mempercepat proses rekrutmen

• Meningkatkan efisiensi, meminimalkan risiko kehilangan informasi, meningkatkan keamanan data, memudahkan kolaborasi, mematuhi regulasi

• Mengurangi biaya operasional

• Meningkatkan produktivitas karyawan

Apa perbedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif?

• Perbedaan antara arsip aktif dan arsip inaktif terletak pada frekuensi penggunaan dan kebutuhan dalam kegiatan sehari-hari.

• Perbedaan terletak pada warna kertas

• Perbedaan terletak pada jenis tinta yang digunakan

• Perbedaan terletak pada ukuran arsip

Bagaimana cara mengatur arsip secara kronologis?

• Acak dokumen tanpa aturan tertentu

• Susun dokumen atau informasi berdasarkan urutan waktu, dari yang paling lama hingga yang paling baru.

• Susun dokumen secara alfabetis

• Urutkan dokumen berdasarkan warna

Apa yang dimaksud dengan kode penyimpanan dalam kearsipan?

• Kode penyimpanan adalah kode yang digunakan untuk menghitung jumlah pegawai dalam sebuah perusahaan.

• Kode penyimpanan adalah kode yang digunakan untuk mengidentifikasi jenis makanan.

• Kode penyimpanan adalah kode yang digunakan untuk menentukan cuaca hari ini.

• Kode penyimpanan adalah kode yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan berkas atau dokumen dalam suatu sistem penyimpanan arsip.

Mengapa penting untuk melakukan pencatatan pada setiap arsip yang disimpan?

• Untuk menyulitkan akses ke arsip di masa depan

• Agar membuat arsip semakin berantakan

• Karena pencatatan tidak penting dalam pengelolaan arsip

• Agar memudahkan pencarian, identifikasi, dan pengelolaan arsip di masa depan.

Apa yang harus dilakukan jika terjadi kebocoran informasi pada arsip?

• Menghapus semua arsip

• Mengabaikan kebocoran informasi

• Mengungkapkan informasi kepada publik

• Identifikasi sumber kebocoran, hentikan akses, lakukan investigasi, perbaiki kelemahan, tingkatkan keamanan arsip

Bagaimana cara menjaga keamanan arsip agar terhindar dari kerusakan?

• Tidak menggunakan label pada arsip

• Meninggalkan arsip terbuka di tempat umum

• Menyimpan di tempat aman, menggunakan label, backup berkala, kontrol akses

• Tidak melakukan backup berkala

Apa saja jenis-jenis arsip yang biasanya ada dalam suatu sistem kearsipan?

• arsip digital, arsip manual, arsip virtual

• arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif

Bagaimana cara melakukan pengecekan berkala terhadap arsip yang disimpan?

• Tidak perlu melakukan pengecekan berkala terhadap arsip yang disimpan

• Lakukan pengecekan berkala terhadap arsip yang disimpan dengan menentukan jadwal rutin, memeriksa kondisi fisik dan digital, serta mencatat hasil pengecekan.

• Menunda pengecekan arsip hingga kondisi fisanya sudah sangat buruk

• Melakukan pengecekan hanya pada kondisi fisik arsip tanpa mencatat hasilnya