GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

Vásquez (2006) indica que las fases del ciclo de vida de documentos pueden ser dividas, a su vez, en diferentes momentos. ¿Cuáles son las fases?

• Pre-archivística y Administrativa.

• Planificación, vigencia y trámite

• Prearchivística, trámite y expurgo

• Ninguna es correcta

Los datos de la empresa como razón social, dirección y teléfono se pueden encontrar en el encabezado de un documento (membrete) o en el final como pie de página.

• Verdadero

• Falso

La empresa Empleamos YA cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2015.

Los lineamientos de esta norma establecen una serie de documentos que conforman el sistema, los cuales son clasificados en seis grupos. ¿A qué grupo pertenece el manual de gestión documental?

• Documentos que establecen requisitos

• Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas o resultados obtenidos

• Documentos que proporcionan información coherente, interna y externamente, acerca del sistema de gestión de la calidad de la organización.

• Documentos que proporcionan información sobre cómo efectuar las actividades y los procesos de manera coherente

Un documento adquiere validez una vez se encuentre firmado y con sellos según la entidad correspondiente. Esta característica es válida tanto para las entidades públicas como privadas

• Verdadero

• Falso

En la construcción del manual de gestión documental, se incluirá información sobre las condiciones generales de la edificación, el almacenamiento y las condiciones ambientales y técnicas, las cuales se encuentran reglamentadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación.

Acuerdo 049 de 2000

• Verdadero

• Falso

Los documentos depositados en los diferentes archivos están basados en dos principios que son:

• Principio de orden original y procedencia

• Principio legal y organizativo

• Principio de originalidad y validez

• Principio de validez y claridad

Los documentos administrativos de la Empresa Empleamos YA pueden contener errores gramaticales, sintácticos o de ortografía.

• Verdadero

• Falso

En la construcción de un manual de gestión documental se describen las características de los documentos de archivo.

Señale entre las siguientes opciones, la más completa.

• Cumple con la función material al garantizar la conservación de los actos y procesos desarrollados al interior de las empresas.

• Los documentos de archivo son la unidad básica del archivo y cumplen con dos funciones uno de tipo material o de soporte y otra de comunicación.

• Los documentos de archivo corresponden a la unidad básica y funcional del archivo.

• Cumplen con la función de comunicar.

A partir de la teoría del ciclo vital de un documento de archivo, presentada en el interrogante anterior. ¿Cuándo un documento está en vigencia, en cuál fase se encuentra?

• Fase prearchivística.

• Fase administrativa.

• Fase histórica

• Ninguna

Partiendo de las definiciones dadas por la Ley 594 de 2000, “el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones”.

Corresponde al término:

• Ciclo de vida.

• Archivo.

• Documento.

• Comunicación escrita.