Tablas de Retención Documental

¿Qué función clave desempeña la gestión documental en el cumplimiento normativo?

• Permite ignorar las normativas de conservación de documentos.

• Facilita la eliminación de documentos antes de tiempo.

• Asegura que los documentos se gestionen conforme a las leyes y regulaciones aplicables

• Evita la creación de copias de seguridad de documentos importantes.

¿Qué sucede si una organización no sigue las Tablas de Retención Documental?

• Se garantiza la conservación de todos los documentos.

• Se asegura la destrucción de documentos no valiosos.

• Se corre el riesgo de sanciones legales y pérdida de información importante

• Se facilita la auditoría interna.

¿Cuál es el beneficio de la gestión documental en términos de seguridad de la información?

• Disminuye la seguridad de los documentos confidenciales.

• Aumenta el riesgo de pérdida de información.

• Permite proteger y controlar el acceso a información sensible

• Elimina la necesidad de copias de seguridad.

¿Por qué la implementación de Tablas de Retención Documental es importante para la sostenibilidad organizacional?

• Porque incrementa la cantidad de documentos almacenados.

• Porque evita la digitalización de archivos.

• Porque optimiza el uso de recursos al eliminar documentos innecesarios

• Porque requiere mantener todos los documentos físicamente.

¿Qué efecto tiene una mala gestión documental en la respuesta a solicitudes de información?

• Mejora la rapidez en la respuesta.

• Aumenta la eficiencia en la localización de documentos.

• Dificulta el acceso a la información solicitada, causando retrasos

• Facilita la transparencia en los procesos.

¿Por qué es fundamental que las Tablas de Retención Documental sean actualizadas periódicamente?

• Para mantener la información confidencial indefinidamente.

• Para asegurarse de que reflejan las normativas y necesidades actuales de la organización

• Para evitar la eliminación de documentos antiguos.

• Para reducir el espacio de almacenamiento.

¿Qué ventaja tiene la gestión documental en caso de auditoría?

• Permite ocultar documentos que no deberían ser revisados.

• Facilita el acceso rápido a la documentación requerida por los auditores

• Aumenta la cantidad de trabajo para los auditores.

• Evita la necesidad de cumplir con los requerimientos de auditoría.

¿Cuál es uno de los objetivos de las Tablas de Retención Documental en la gestión de documentos electrónicos?

• Garantizar que todos los documentos electrónicos se impriman.

• Permitir la eliminación de documentos electrónicos sin respaldo.

• Establecer pautas claras para la conservación y disposición de documentos electrónicos

• Reducir la necesidad de almacenamiento digital.

¿Cómo ayuda la gestión documental a mejorar la eficiencia de una organización?

• Aumenta el desorden en el archivo.

• Reduce la accesibilidad a la información necesaria.

• Optimiza la organización y acceso a la información

• Dificulta la clasificación de documentos.

¿Por qué es vital seguir las Tablas de Retención Documental en la gestión de archivos históricos?

• Para eliminar documentos históricos sin valor.

• Para conservar documentos de valor histórico y cultural por el tiempo requerido

• Para destruir todos los documentos anteriores a una fecha específica.

• Para garantizar que todos los documentos se mantengan en formato digital.