Evidència nivell 1 - Pla de gestió de proveïdors

Una vegada finalitzat l’esdeveniment, hi ha una sèrie de tasques que també haurien d’estar incloses en el pressupost:

• Cert. Hi ha tota una sèrie de gestions de documents, correspondència, liquidació econòmica de l’acte i promoció post-esdeveniment que són molt importants i per tant s’han d’incloure en el pressupost.

• Fals. Una vegada finalitzat l’esdeveniment hem complert amb l’encàrrec del nostre client, per tant hem acabat la nostra tasca i caldria passar-li la factura de l’organització i execució de l’esdeveniment.

Quan fem la cerca de proveïdors o d’altres professionals, per a demanar pressupostos, s’ha de considerar, entre d’altres:

• L'òptima relació qualitat/ preu.
• La relació continuada amb aquests professionals, que ens proporcionen confiança.
• Conèixer el cost aproximat al mercat.
• Totes les respostes són vàlides.

Un proveïdor pot figurar com a patrocinador d’un esdeveniment:

• Cert, poden oferir una col·laboració en espècie o poden contribuir com a font d’ingressos per a l’esdeveniment a canvi de tenir presència i protagonisme en el mateix.
• Fals. Un proveïdor no pot ser un patrocinador.

Cada organitzador o planificador d’esdeveniments ha de tenir una xarxa personal de negocis de proveïdors d'esdeveniments de confiança i proveïdors que poden ser contractats per a diversos esdeveniments:

• Cert
• Fals

Ha d’existir un contracte entre organitzador, o empresa contractista, i proveïdor on es contempli, entre altres:

• Dades personals i drets i obligacions de les parts.
• Clàusules generals, objectius del contracte i penalitzacions als incompliments.
• Preu i formes de pagament.
• Totes les respostes són vàlides.

Els pressupostos es tracten des de dos punts de vista (marca les respostes correctes):

• El pressupost del càtering.
• El pressupost de l’oficina de protocol o de l’empresa o persona organitzadora.
• El pressupost de l’espai de l’esdeveniment.
• El pressupost concret d’un acte.

Totes les agències dedicades a l’organització d’esdeveniments tenen l’assegurança de responsabilitat civil bàsica:

• Cert, i a més a més, la majoria contracten assegurances per a cobrir possibles riscos derivats de l’activitat.
• Fals, l’assegurança l’ha de tenir sempre el client i és qui s’ha de fer càrrec dels possibles riscos derivats de l’activitat.

Quan busquem un espai que respongui a les necessitats de l’esdeveniment, ens fixarem en criteris objectius com (digues almenys 3 criteris):

Els valors de la marca poden ser transmesos a través del servei de càtering seleccionat per a l’esdeveniment.

• Cert
• Fals

Abans de seleccionar un proveïdor de càtering és important considerar qüestions com (marca les correctes):

• Tipologia del servei requerit.
• Saber si disposa d’equipament i de personal propi o si l’ha de subcontractar.
• Possibilitat de fer visita de prospecció a l’empresa de càtering.
• Bona infraestructura elèctrica.