CEMILAN P3K TEKNIS 04-02-2025

Seorang penata layanan operasional diharapkan mampu menelaah bahan kerja terkait program kerja, anggaran, dan pelaporan yang dihasilkan oleh berbagai unit kerja di sebuah badan pemerintah. Jika Anda dihadapkan pada laporan tahunan yang menunjukkan adanya peningkatan 15% pada penggunaan anggaran operasional dibandingkan tahun sebelumnya, namun tanpa adanya rincian mengenai alokasi per unit kerja, langkah pertama yang paling efektif untuk memastikan bahwa penggunaan anggaran telah sesuai dengan rencana kerja adalah?

• Mengajukan permintaan rincian anggaran kepada setiap unit kerja untuk memverifikasi alokasi anggaran secara mendetail.

• Mengadakan pertemuan koordinasi dengan setiap kepala unit kerja untuk membahas pencapaian target dan relevansi penggunaan anggaran.

• Melakukan audit internal pada laporan anggaran guna memastikan kesesuaian antara pengeluaran dan program kerja yang telah direncanakan.

• Membandingkan laporan penggunaan anggaran ini dengan laporan serupa dari tahun-tahun sebelumnya untuk menilai pola dan tren pengeluaran.

• Menyiapkan laporan evaluasi awal yang mencakup analisis umum anggaran dan memberikan rekomendasi perbaikan kepada pimpinan badan.

Anda melakukan analisis pelaporan untuk memastikan bahwa penggunaan anggaran telah sesuai dengan rencana program kerja. Anda menemukan bahwa laporan penggunaan anggaran sebuah unit kerja melebihi 20% dari yang dianggarkan, tetapi laporan tersebut belum disertai alasan yang jelas. Langkah awal yang paling efektif dalam situasi ini adalah?

• Meminta klarifikasi langsung dari kepala unit kerja terkait alasan kelebihan penggunaan anggaran.

• Menyusun laporan temuan awal dan melaporkannya kepada atasan untuk tindakan lebih lanjut.

• Memeriksa kembali rencana kerja unit tersebut untuk melihat apakah ada perubahan yang tidak tercantum dalam laporan.

• Mengadakan audit khusus terhadap unit kerja tersebut untuk mengetahui alasan pasti kelebihan anggaran.

• Membandingkan laporan anggaran unit tersebut dengan unit kerja lain yang memiliki program serupa.

Dalam rangka evaluasi program kerja di sebuah badan pemerintah, Anda sebagai penata layanan operasional menemukan bahwa ada beberapa unit kerja yang tidak melaporkan capaian target programnya tepat waktu. Langkah yang paling efektif untuk menangani situasi ini agar laporan dapat segera dikumpulkan adalah?

• Memberikan tenggat waktu tambahan kepada unit kerja tersebut dengan pengingat secara berkala.

• Mengidentifikasi penyebab keterlambatan dan memberikan pelatihan jika dibutuhkan untuk membantu unit kerja tersebut menyelesaikan laporannya.

• Mengadakan rapat darurat dengan semua kepala unit kerja untuk membahas pentingnya kepatuhan terhadap tenggat waktu pelaporan.

• Mengirimkan peringatan tertulis dan meminta komitmen dari masing-masing kepala unit untuk menyerahkan laporan dalam waktu singkat.

• Melakukan monitoring ketat terhadap proses penyelesaian laporan dan memberi sanksi bagi unit yang tidak mematuhi tenggat waktu.

Dalam sebuah evaluasi program kerja, Anda menemukan bahwa beberapa unit kerja menggunakan anggaran melebihi yang telah dianggarkan, sementara unit kerja lainnya justru belum memanfaatkan anggarannya secara optimal. Langkah yang paling tepat untuk memastikan alokasi anggaran lebih efisien pada periode berikutnya adalah?

• Mengajukan revisi anggaran di tengah tahun untuk menyesuaikan kembali alokasi sesuai kebutuhan unit kerja.

• Menyusun panduan penggunaan anggaran yang lebih rinci agar setiap unit kerja memiliki pedoman yang lebih jelas.

• Mengadakan pelatihan bagi kepala unit kerja mengenai perencanaan dan manajemen anggaran yang lebih efektif.

• Melakukan penilaian kembali terhadap seluruh program kerja untuk memastikan bahwa anggaran dialokasikan sesuai prioritas.

• Memonitor penggunaan anggaran secara lebih ketat dengan evaluasi bulanan untuk menghindari penyimpangan di masa mendatang.

Anda sebagai penata layanan operasional ditugaskan untuk menyusun laporan akhir tahun yang mencakup evaluasi program kerja dan penggunaan anggaran. Salah satu unit kerja belum menyerahkan laporan program kerjanya, padahal tenggat waktu sudah lewat dua minggu. Langkah paling tepat yang dapat Anda lakukan agar laporan akhir tahun bisa segera diselesaikan adalah?

• Menghubungi kepala unit kerja tersebut dan meminta mereka segera menyerahkan laporan yang diminta.

• Memberikan teguran tertulis kepada kepala unit kerja atas keterlambatan laporan dan meminta komitmen untuk menyerahkannya segera.

• Menggunakan data yang tersedia dari laporan sebelumnya dan menyelesaikan laporan akhir tanpa menunggu laporan dari unit kerja tersebut.

• Mengusulkan pertemuan mendesak dengan kepala unit kerja dan timnya untuk membahas penyebab keterlambatan dan mencari solusi bersama.

• Menyusun laporan dengan data sementara yang sudah ada, sambil tetap menunggu laporan lengkap dari unit kerja yang terlambat untuk disertakan dalam laporan tambahan.

Anda bertanggung jawab untuk mengevaluasi penggunaan anggaran dalam proyek digitalisasi arsip di sebuah instansi pemerintah. Setelah melakukan evaluasi, Anda menemukan bahwa sebagian besar anggaran digunakan untuk pembelian perangkat keras, namun sangat sedikit yang dialokasikan untuk pelatihan SDM. Hal ini menyebabkan kendala dalam operasional, karena staf belum siap mengoperasikan perangkat dengan efektif. Langkah paling tepat untuk mengatasi permasalahan ini dan mencegah masalah serupa di masa depan adalah?

• Mengusulkan anggaran tambahan untuk pelatihan SDM pada periode berikutnya agar staf dapat mengoperasikan perangkat dengan baik.

• Mengajukan permohonan revisi anggaran agar dana pelatihan bisa ditambah dalam periode anggaran berjalan.

• Menerapkan sistem pelatihan online dengan biaya lebih murah yang bisa dilaksanakan tanpa harus menunggu anggaran tambahan.

• Mengalihkan sebagian anggaran dari pembelian perangkat keras yang tersisa untuk pelatihan SDM, agar tidak terjadi hambatan operasional.

• Membuat strategi pengalokasian anggaran yang lebih seimbang antara investasi teknologi dan pengembangan kapasitas SDM untuk periode mendatang, sambil mencari solusi jangka pendek yang memungkinkan pelatihan dilaksanakan segera.

Sebagai penata layanan operasional, Anda diberi tanggung jawab untuk memastikan kelancaran implementasi program kerja tahunan. Namun, di tengah perjalanan, Anda menemukan bahwa salah satu proyek yang penting mengalami hambatan karena kurangnya koordinasi antara beberapa unit kerja terkait. Jika tidak segera diatasi, proyek ini bisa mengalami keterlambatan dan berisiko mengganggu pencapaian target keseluruhan. Langkah paling tepat yang bisa Anda ambil untuk mengatasi masalah ini adalah?

• Mengajukan laporan resmi kepada pimpinan mengenai hambatan yang terjadi dan menunggu instruksi selanjutnya.

• Meminta setiap unit kerja untuk membuat laporan kemajuan secara terpisah agar bisa diidentifikasi masalah yang ada.

• Menyelenggarakan rapat koordinasi lintas unit untuk segera mengidentifikasi masalah, menentukan solusi, dan mempercepat implementasi proyek.

• Menghubungi kepala unit kerja masing-masing secara individu dan meminta mereka menyelesaikan masalah dalam unitnya.

• Melakukan evaluasi internal terhadap semua unit kerja secara terpisah, kemudian melaporkan hasilnya kepada pimpinan untuk tindakan lebih lanjut.

Dalam rangka meningkatkan efisiensi operasional di instansi pemerintah tempat Anda bekerja, Anda ditugaskan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem manajemen kinerja pegawai. Selama evaluasi, Anda menemukan bahwa banyak pegawai merasa tidak terlibat dalam proses penilaian kinerja, yang berakibat pada rendahnya motivasi dan produktivitas. Untuk mengatasi masalah ini, langkah terbaik yang dapat Anda ambil adalah?

• Mengimplementasikan sistem penilaian kinerja yang sepenuhnya dilakukan oleh atasan tanpa melibatkan pegawai.

• Menetapkan kriteria penilaian kinerja yang lebih ketat agar pegawai lebih termotivasi untuk bekerja dengan baik.

• Mengadakan sesi pelatihan bagi pegawai tentang pentingnya penilaian kinerja dan bagaimana cara menilainya.

• Membuat laporan kepada pimpinan mengenai kurangnya partisipasi pegawai dalam penilaian kinerja dan menunggu arahan lebih lanjut.

• Mengembangkan sistem penilaian kinerja yang melibatkan pegawai dalam proses penilaian dan memberikan umpan balik konstruktif untuk meningkatkan keterlibatan dan motivasi mereka.

Sebagai penata layanan operasional di sebuah lembaga pemerintah, Anda bertanggung jawab untuk mengawasi penyusunan laporan tahunan mengenai penggunaan anggaran. Ketika Anda meninjau laporan tersebut, Anda menemukan bahwa beberapa unit kerja tidak menyajikan data secara akurat, yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan di masa mendatang. Apa tindakan paling tepat yang dapat Anda lakukan untuk menangani masalah ini?

• Mengabaikan data yang tidak akurat dan menyusun laporan berdasarkan data yang ada, agar laporan tetap tepat waktu.

• Melakukan audit mendalam terhadap semua unit kerja untuk menemukan sumber kesalahan dalam penyajian data.

• Mengadakan rapat dengan setiap unit kerja untuk membahas data yang tidak akurat dan memberikan panduan dalam penyusunan laporan yang benar.

• Menyusun laporan dengan mencantumkan catatan mengenai data yang tidak akurat dan mengajukan laporan tersebut kepada pimpinan.

• Menyuruh setiap unit kerja untuk memperbaiki data mereka tanpa memberikan penjelasan atau panduan lebih lanjut.

Anda bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kegiatan pengadaan barang dan jasa dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Setelah melakukan pemeriksaan rutin, Anda menemukan bahwa terdapat beberapa kegiatan pengadaan yang tidak memiliki dokumen pendukung yang lengkap. Apa langkah terbaik yang harus Anda lakukan untuk memastikan kepatuhan dan transparansi dalam proses pengadaan?

• Mengesahkan semua pengadaan yang telah dilakukan meskipun dokumen pendukung tidak lengkap, untuk menghindari keterlambatan.

• Menyusun laporan tentang temuan tersebut dan mengajukan rekomendasi kepada pimpinan untuk tindakan selanjutnya.

• Segera mengadakan pertemuan dengan tim pengadaan untuk meninjau semua dokumen pendukung dan memastikan kelengkapan sebelum melanjutkan proses.

• Mengabaikan temuan tersebut jika tidak ada keluhan dari pihak lain mengenai pengadaan yang telah dilakukan.

• Membuat catatan khusus untuk semua kegiatan pengadaan yang tidak memiliki dokumen pendukung, tetapi tidak mengambil tindakan lebih lanjut.