CO6: OFFICE DOCUMENTATION PREPARATION

1. Berikut adalah jenis-jenis surat yang digunakan untuk tujuan komunikasi dalam sesebuah organisasi KECUALI

• Surat berkaitan perniagaan

• Surat berkaitan aktiviti sosial

• Surat berkaitan hal peribadi

• Surat-surat rasmi

Apakah tujuan surat ditulis?

I. Menyampaikan maklumat

II. Menyelesaikan masalah

III. Untuk ambil tindakan

IV. Mengukur tahap pencapaian organisasi

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan IV

• II, III dan IV

Surat rasmi merujuk kepada segala urusan yang berhubung dengan jabatan kerajaan. Yang manakah BUKAN ciri-ciri surat rasmi?

• Terdapat lebih dari satu tajuk dalam surat rasmi.

• Mematuhi prinsip penulisan surat rasmi dan mencapai maksud atau tujuan penulisan surat.

• Mengikut peraturan penulisan surat.

• Bertujuan untuk urusan rasmi dan bukan bersifat peribadi.

Manakah antara berikut adalah ciri-ciri pemikiran dan ungkapan dalam surat rasmi?

I. Gunakan perkataan yang mudah dan ayat pendek.

II. Jauhi daripada menggunakan ungkapan asing.

III. Gunakan istilah-istilah teknikal.

IV. Menyatakan mesej dengan mudah dan jelas.

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan IV

• II, III dan IV

Ditaip selepas ruang tandatangan untuk tujuan rujukan dan mengenalpasti penyedia surat.

Berdasarkan pernyataan di atas, apakah butiran yang dimaksudkan dalam surat rasmi?

• Penutup

• Initials

• Lampiran

• Senarai penerima salinan surat

7. Apakah maksud kertas cadangan?

• Dokumen yang merangkumi idea atau rancangan untuk projek.

• Laporan akhir untuk projek yang telah selesai.

• Panduan untuk pengurusan masa.

• Dokumen yang menyenaraikan semua sumber kewangan.

Laporan terbahagi kepada dua jenis iaitu laporan rutin dan laporan tidak rutin. Manakah antara berikut merupakan BUKAN contoh laporan tidak rutin?

• Laporan penyiasatan

• Laporan kebakaran

• Laporan kemajuan projek

• Laporan penyelidikan

8. Apakah jenis bentuk penulisan laporan?

9. I. Penyelesaian masalah

10. II. Pemerian atau penyelidikan

11. III. Penilaian

12. IV. Terbuka

• I, II dan III

• I, II dan IV

• II, III dan IV

• II, III dan IV

Manakah antara berikut merupakan ciri-ciri bentuk penulisan pemerian dan penyelidikan?

• Menyediakan rancangan yang boleh digunakan untuk menyelesaikan masalah.

• Memberikan gambar yang jelas dan lengkap tentang sesuatu perkara agar dapat menafsirkan sesuatu dengan jelas.

• Menilai tentang sesuatu dan digunapakai bagi tujuan penilaian prestasi kerja seorang pegawai.

• Menganalisis sesuatu sebelum sebarang keputusan

Mencetak adalah proses untuk menghasilkan cetak dokumen yang telah siap ditaip dengan menggunakan pencetak. Manakah antara berikut merupakan jenis-jenis pencetak?

10. I. Ink Jet Printer

11. II. Laser Jet Printer

12. III. Matrix Dot Printer

13. IV. Thermal Printer

• I, II dan III

• I, II dan IV

• I, III dan IV

• II, III dan IV