SOAL PPPK 5 JUMLAH 1-25

Apa tujuan utama dari menyimpan dan memelihara dokumen dalam administrasi perkantoran?

• Untuk memenuhi kewajiban hukum

• Untuk menjaga kebersihan kantor

• Untuk mempermudah pencarian dokumen

• Untuk meningkatkan jumlah dokumen yang disimpan

• Untuk mengurangi biaya operasional

Proses pengelompokan dokumen berdasarkan jenis, subjek, atau tahun disebut dengan:

• Penataan dokumen

• Pengklasifikasian dokumen

• Penyusutan dokumen

• Pemusnahan dokumen

• Penyimpanan dokumen

Dokumen yang disimpan dalam bentuk fisik harus dijaga agar:

• Dapat diakses oleh siapa saja

• Tidak kehilangan data

• Tidak rusak karena faktor eksternal seperti kelembapan dan sinar matahari

• Tidak perlu diberi label atau kode

• Dapat dengan mudah dicetak ulang

Prosedur menyimpan dokumen dalam sistem manajemen dokumen digital mencakup:

• Menggunakan file besar yang mudah dibuka

• Menggunakan sistem penyimpanan yang tidak aman

• Membuat folder terstruktur dan mengamankan dengan password

• Menyimpan semua dokumen dalam satu folder tanpa pengorganisasian

• Menyimpan dokumen tanpa backup data

Salah satu langkah dalam memelihara dokumen fisik adalah:

• Menyusunnya di tempat terbuka agar mudah diakses

• Menghancurkannya setelah digunakan

• Menyimpannya di tempat yang aman dan terlindungi dari kerusakan

• Menyimpan dokumen di dalam komputer

• Tidak memberikan label atau pengkodean pada dokumen

Keamanan dokumen fisik dapat dijaga dengan cara:

• Menyimpannya di meja terbuka

• Menyimpannya di lemari arsip terkunci

• Menyimpannya di ruang yang tidak terawasi

• Mengirimkannya melalui email

• Menggunakan penyimpanan cloud

Dokumen yang sudah tidak relevan dan habis masa simpannya harus:

• Dibiarkan begitu saja di tempat penyimpanan

• Disimpan lebih lama untuk keperluan arsip

• Dihancurkan atau disusutkan sesuai ketentuan yang berlaku

• Diberikan kepada pihak lain untuk digunakan

• Dibakar tanpa prosedur yang jelas

Apa yang harus dilakukan untuk menjaga dokumen digital tetap aman?

• Menggunakan password dan enkripsi untuk melindungi file

• Menghapus semua dokumen setelah digunakan

• Menyimpannya di komputer pribadi tanpa backup

• Mengaksesnya tanpa pengaturan akses terbatas

• Mengirimkan dokumen melalui aplikasi pesan instan

Pengelolaan dokumen yang baik akan:

• Meningkatkan keamanan dan efisiensi administrasi

• Menambah jumlah dokumen yang harus disimpan

• Memperpanjang masa retensi dokumen

• Memungkinkan dokumen dipindahkan ke tempat sembarangan

• Mempermudah penghapusan dokumen tanpa prosedur

Salah satu langkah dalam proses pemeliharaan dokumen digital adalah:

• Menyimpan dokumen tanpa backup untuk menghemat ruang

• Menjaga perangkat penyimpanan agar tetap dalam kondisi baik dan diperbarui secara berkala

• Tidak menggunakan sistem pengamanan untuk melindungi dokumen

• Menyimpan dokumen pada perangkat yang sama tanpa memeriksa kerentanannya

• Mengabaikan prosedur enkripsi pada file yan