SOAL PPPK 6 JUMLAH 26-50

Peraturan Kepala ANRI Nomor 14 Tahun 2012 mengatur tentang:

• Pengelolaan arsip di luar negeri

• Pengelolaan arsip dinamis, termasuk prosedur peminjaman dokumen

• Pengelolaan arsip pribadi

• Pengelolaan dokumen hanya dalam bentuk digital

• Penghapusan arsip dalam sistem pemerintah

Jika peminjam terlambat mengembalikan dokumen, sanksi yang dikenakan berdasarkan ketentuan adalah:

• Tidak dikenakan sanksi selama peminjaman pertama

• Denda administratif atau pembatasan peminjaman berikutnya

• Pembekuan seluruh izin peminjaman dokumen

• Pemberian peringatan lisan oleh pengadministrasi

• Tidak diperbolehkan meminjam dokumen lagi

Peminjaman dokumen dalam rangka penelitian atau tugas tertentu wajib disertai dengan:

• Surat pernyataan dari peminjam

• Bukti pembayaran biaya peminjaman

• Izin dari Kepala Daerah

• Surat tugas yang menjelaskan tujuan peminjaman

• Surat keterangan sehat dari rumah sakit

Dalam pengelolaan peminjaman dokumen, pengadministrasi perkantoran harus memastikan bahwa:

• Peminjam menerima dokumen tanpa syarat

• Peminjam mendapatkan salinan asli dokumen

• Dokumen yang dipinjam tercatat dalam sistem pengelolaan arsip instansi

• Dokumen yang dipinjam boleh disalin tanpa izin

• Peminjam bisa langsung menggunakan dokumen tanpa prosedur

Dokumen yang dipinjam dari arsip harus dikembalikan dengan syarat:

• Tidak ada perubahan pada format dokumen

• Dalam kondisi baik dan sesuai ketentuan yang berlaku

• Dalam bentuk digital agar mudah diproses

• Diberikan salinan terlebih dahulu kepada peminjam

• Menggunakan media elektronik atau online

Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, peminjaman dokumen yang bersifat penting atau rahasia harus:

• Dijalankan dengan persetujuan tertulis dari pejabat yang berwenang

• Dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu

• Dilakukan tanpa prosedur khusus

• Hanya dapat dilakukan oleh pejabat di atas Eselon III

• Dilakukan dengan cara mengirimkan dokumen melalui email

Pengadministrasi perkantoran harus memastikan bahwa dokumen yang dipinjamkan tidak dapat:

• Dipinjamkan kembali oleh peminjam tanpa izin

• Dipindahkan ke tempat lain tanpa pengawasan

• Diperbaharui selama masa peminjaman

• Diberikan kepada pihak ketiga tanpa izin tertulis

• Disalin tanpa melalui prosedur resmi

Sebelum meminjamkan dokumen, pengadministrasi harus memastikan bahwa peminjam:

• Memiliki izin khusus dari lembaga pemerintah

• Menyediakan bukti pembayaran atas peminjaman dokumen

• Menyelesaikan tugas administratif lainnya

• Mengisi formulir peminjaman dan memberikan alasan yang sah

• Mengembalikan dokumen tepat waktu

Jika dokumen yang dipinjam hilang atau rusak, peminjam dapat dikenakan:

• Pembayaran denda atau penggantian dokumen yang hilang

• Pemberian izin untuk meminjam dokumen lain

• Penangguhan semua peminjaman dokumen

• Pembekuan akun administratif peminjam

• Peringatan lisan dan tidak ada tindakan lebih lanjut

Dalam pengelolaan peminjaman dokumen di instansi pemerintah, dokumen yang bersifat dinamis harus dipinjamkan:

• Hanya untuk tujuan pribadi

• Mengikuti prosedur yang ditetapkan oleh instansi

• Tanpa memperhatikan jenis dokumen

• Menggunakan salinan fotokopi

• Tanpa memerlukan izin pejabat terkait