tek-siap siap1

Memastikan pelaksanaan tugas operasional berjalan sesuai dengan yang berlaku. Penata harus:

• Mengawasi alur kerja tim Operator dan memberikan arahan teknis.

• Memonitor pencapaian target harian, seperti penyelesaian dokumen, layanan kepada pengguna, atau kelancaran logistik.

• Membantu menyelesaikan hambatan teknis yang tidak dapat ditangani oleh Operator.

Menyusun rencana operasional yang mencakup:

• Penjadwalan rotasi tugas Operator, alokasi waktu layanan, dan pemeliharaan alat kerja.

• Penanganan operasional saat menghadapi permintaan mendesak, seperti lonjakan pengguna atau gangguan layanan.

Bertanggung jawab memastikan ketersediaan dan kelayakan alat yang digunakan untuk layanan operasional. Penata harus:

• Memastikan alat kerja (seperti perangkat IT, alat tulis, atau mesin) tersedia dalam kondisi siap pakai.

• Mengatur jadwal pemeliharaan preventif dan melaporkan kebutuhan penggantian alat jika ditemukan kerusakan.

Melakukan pengawasan dan penilaian kinerja Operator berdasarkan indikator utama, seperti:

• Ketepatan waktu penyelesaian tugas.

• Kualitas layanan yang diberikan kepada pengguna.

• Kemampuan mengikuti prosedur dan arahan yang ditetapkan.

Menjadi penghubung antara tim Operator dengan unit atau divisi lain dalam organisasi. Penata bertugas:

• Mengelola komunikasi yang efektif untuk memastikan kelancaran alur kerja.

• Menyelesaikan hambatan yang memerlukan koordinasi lintas unit, seperti distribusi logistik atau alokasi sumber daya.

Mengelola laporan berkala terkait operasional, mencakup:

• Rekapitulasi jumlah layanan yang diberikan.

• Dokumentasi hambatan yang dihadapi dan langkah penyelesaiannya.

• Analisis hasil operasional untuk diusulkan sebagai bahan evaluasi atau pengembangan ke Pengelola.

Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan teknis atau pengembangan keterampilan Operator. Penata dapat:

• Memberikan bimbingan langsung terkait tugas teknis yang sering mengalami kendala.

• Mengusulkan pelatihan atau pembekalan kepada Pengelola untuk meningkatkan kompetensi tim Operator.

Mengidentifikasi potensi gangguan yang dapat memengaruhi kelancaran operasional harian. Penata bertugas menyusun:

• untuk risiko umum seperti gangguan teknis atau kekurangan sumber daya.

• contingency plan untuk skenario darurat, misalnya sistem IT yang rusak atau keterlambatan logistik.

Memonitor kualitas layanan yang diberikan kepada pengguna untuk memastikan kepuasan mereka. Penata bertugas:

• Menyusun standar layanan yang optimal, seperti waktu tanggapan maksimal untuk keluhan pengguna.

• Memberikan solusi langsung atas keluhan yang memerlukan eskalasi di luar kewenangan Operator.

Sebuah instansi pemerintah mengalami peningkatan keluhan dari masyarakat mengenai waktu layanan yang melebihi standar operasional yang telah ditetapkan. Penata Layanan Operasional diminta melakukan evaluasi terhadap waktu penyelesaian layanan dengan merujuk pada indikator kinerja utama (KPI). Apa langkah pertama yang harus dilakukan oleh Penata Layanan Operasional?

• Membuat laporan keluhan masyarakat untuk diserahkan kepada pimpinan instansi.

• Melakukan survei kepada masyarakat untuk mengetahui kepuasan terhadap layanan.

• Menganalisis data waktu penyelesaian layanan dan membandingkannya dengan standar.

• Menyusun strategi peningkatan kualitas layanan berdasarkan masukan masyarakat.

• Melakukan pelatihan staf untuk meningkatkan efisiensi layanan operasional.