Tugas dan Manajemen Tim

Anda baru saja menerima tugas dengan tenggat waktu yang sangat ketat, Apa langkah yang harus Anda ambil untuk memastikan tugas selesai tepat waktu?

• Membagi tugas tanpa memperhatikan kapasitas masing-masing anggota

• Menyelesaikan tugas sendiri untuk menghemat waktu

• Mengidentifikasi prioritas dan membagi tugas sesuai keahlian masing-masing anggota tim

• Meminta tambahan waktu tanpa berkoordinasi dengan tim

• Menunda tugas lain yang sudah ada

Anda diberi tanggung jawab untuk mengoptimalkan anggaran operasional yang terbatas, Bagaimana Anda memastikan anggaran tersebut digunakan secara efisien?

• Mengalokasikan anggaran secara merata ke semua departemen

• Menggunakan anggaran hanya untuk keperluan jangka pendek

• Mengevaluasi kebutuhan prioritas dan mengalokasikan anggaran sesuai dengan kebutuhan yang paling mendesak

• Membiarkan anggaran digunakan sesuai permintaan tanpa evaluasi

• Menunda penggunaan anggaran sampai ada instruksi dari atasan

Seorang pelanggan mengeluhkan layanan yang lambat karena kekurangan sumber daya, Bagaimana Anda merespons situasi ini?

• Mengabaikan keluhan pelanggan karena situasi sulit diubah

• Menyalahkan pelanggan karena harapan yang terlalu tinggi

• Mengkaji kembali alokasi sumber daya dan mencari solusi untuk meningkatkan kecepatan layanan

• Memberikan alasan bahwa kekurangan sumber daya memang tidak dapat dihindari

• Meminta pelanggan untuk menunggu tanpa penjelasan lebih lanjut

Proses operasional di kantor sering kali mengalami gangguan karena masalah teknis pada perangkat lunak yang digunakan, Apa yang sebaiknya Anda lakukan?

• Mengabaikan masalah karena perangkat lunak masih bisa digunakan

• Menyuruh tim untuk bekerja manual hingga perangkat lunak diperbaiki

• Berkoordinasi dengan tim IT untuk segera memperbaiki masalah dan mencari alternatif sementara

• Mengganti perangkat lunak tanpa memikirkan konsekuensi

• Menunda pekerjaan sampai perangkat lunak berfungsi normal kembali

Seorang anggota tim Anda memberikan ide inovatif untuk mengurangi waktu proses layanan operasional, tetapi idenya memerlukan perubahan signifikan, Bagaimana Anda merespons?

• Menolak ide karena terlalu berisiko

• Menerima ide tanpa mempertimbangkan dampaknya

• Mengevaluasi ide tersebut bersama tim dan menganalisis dampaknya sebelum mengambil keputusan

• Mengabaikan ide karena sulit diterapkan

• Menunggu sampai ada anggaran tambahan untuk mempertimbangkan ide tersebut

Anda menemukan bahwa terdapat konflik kecil antar anggota tim yang disebabkan oleh perbedaan cara pandang dalam menyelesaikan tugas, Bagaimana Anda mengelola situasi ini?

• Mengabaikan konflik karena mereka harus menyelesaikannya sendiri

• Menyalahkan satu pihak dan mendukung pihak yang lain

• Mengadakan mediasi untuk mendiskusikan perbedaan dan mencari solusi yang dapat diterima bersama

• Memisahkan mereka dalam tugas agar tidak berinteraksi

• Mengambil alih tugas yang dipermasalahkan agar tidak ada konflik

Selama evaluasi, Anda menemukan bahwa beberapa anggota tim tidak mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan, sehingga menyebabkan kesalahan, Bagaimana Anda mengatasi situasi ini?

• Membiarkan kesalahan karena tidak berdampak besar

• Mengabaikan prosedur jika hasil akhir tetap baik

• Menegur anggota tim yang bersangkutan dan mengadakan sesi pelatihan ulang untuk memastikan pemahaman prosedur

• Menyalahkan anggota tim lain yang tidak terlibat

• Mengubah prosedur agar sesuai dengan cara kerja mereka

Anda mendapati bahwa beberapa peralatan kantor yang digunakan sudah usang dan sering mengalami kerusakan, Apa tindakan Anda sebagai penata layanan operasional?

• Membiarkan peralatan tersebut digunakan selama masih bisa berfungsi

• Mengganti semua peralatan meskipun anggaran terbatas

• Mengevaluasi peralatan yang ada dan mengajukan perbaikan atau penggantian sesuai prioritas

• Menunggu sampai peralatan benar-benar tidak bisa digunakan sebelum menggantinya

• Meminta anggota tim untuk bekerja tanpa peralatan yang rusak

Anda menyadari bahwa proses pengadaan barang sering terlambat karena kesalahan dalam pencatatan stok, Bagaimana Anda dapat mengatasi masalah ini?

• Mengabaikan masalah pencatatan karena stok masih bisa diurus secara manual

• Menyuruh tim melakukan pencatatan ulang setiap minggu

• Menggunakan sistem pencatatan stok yang lebih efisien dan memberikan pelatihan kepada tim untuk menghindari kesalahan

• Membiarkan tim bekerja dengan cara lama karena sudah terbiasa

• Menyalahkan tim yang bertanggung jawab atas pencatatan

Dalam rapat evaluasi, atasan mengeluhkan rendahnya kualitas layanan yang diberikan kepada pelanggan, Apa yang sebaiknya Anda lakukan untuk memperbaiki kualitas layanan?

• Menyuruh tim bekerja lebih cepat untuk memperbaiki layanan

• Meningkatkan pengawasan terhadap anggota tim agar bekerja lebih efisien

• Mengevaluasi proses layanan dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan serta memberikan pelatihan kepada tim

• Mengabaikan keluhan atasan karena tidak ada masalah besar

• Meminta anggota tim bekerja lebih keras tanpa memberikan arahan yang jelas