CEAC_U06

Un archivo es:

• El lugar físico en el que se guarda, ordena y clasifica documentación

• Organismo o departamento encargado de conservar dichos documentos

• Conjunto ordenado de documentos producidos en el ejercicio y desarrollo de una actividad empresarial

• Todas las respuestas anteriores son correctas

Todo archivo debe buscar:

• La guarda y custodia de toda la documentación empresarial

• Localizar de forma rápida y ágil los documentos en él guardados

• Saber en manos de quien está físicamente cualquier documento que salga de él

• Todas las respuestas anteriores son correctas

“Colocar unos elementos siguiendo un modo o sistema previamente determinado” es:

• Clasificar

• Ordenar

• Archivar

• Todas las respuestas anteriores son sinónimos

Al archivar:

• Se debe seguir al detalle todos los consejos de archivo estudiados

• La empresa debe crear un reglamento o procedimiento propio

• Se debe acumular toda la documentación posible y archivarla toda junta

• No se deben utilizar señales visuales que sirvan para localizar documentos

Archivo localizado en un lugar accesible y cercano al puesto de trabajo, a fin de evitar pérdidas de tiempo innecesarias.

• Archivo semiactivo

• Archivo inactivo

• Archivo de oficina o de gestión

• Archivo histórico

Cuando cada departamento tiene su propio archivo, para la documentación de sus actividades, estamos ante una gestión de archivo:

• Centralizada

• Mixta

• Descentralizada

• Única

¿En qué tipo de gestión de archivo se localiza más fácilmente la documentación?

• Centralizada

• Mixta

• Descentralizada

• Única

¿Qué tipo de gestión de archivo permite reducir los costes derivados del mantenimiento de grandes instalaciones de archivo?

• Centralizada

• Mixta

• Descentralizada

• Única

Para que un sistema de archivo sea eficaz y eficiente debe ser:

• Comprensible

• Ampliable

• Sencillo de aplicar

• Todas las respuestas anteriores son correctas

Sistema de gestión de archivo caracterizado por su dificultad para intercalar documentos:

• Alfabético

• Numérico

• Cronológico

• Temático