Prosedur Komunikasi Lisan Melalui Telepon

Apa yang paling tepat dilakukan sebelum memulai panggilan telepon dalam konteks profesional?

• Menyesuaikan nada suara dengan lawan bicara tanpa mempersiapkan materi pembicaraan

• Langsung menyampaikan informasi tanpa basa-basi agar waktu tidak terbuang

• Memastikan lingkungan tidak terlalu ramai meskipun tanpa menentukan tujuan pembicaraan

• Menyiapkan poin penting yang akan dibahas serta memilih tempat yang mendukung percakapan

• Mengandalkan improvisasi untuk menjaga fleksibilitas dalam komunikasi

Mengapa penggunaan intonasi dalam komunikasi telepon menjadi sangat penting?

• Karena komunikasi visual mendukung pemahaman suara

• Karena lawan bicara bisa melihat gerak bibir saat mendengar intonasi

• Karena intonasi membantu menegaskan emosi dan maksud pesan tanpa bahasa tubuh

• Karena intonasi tidak mempengaruhi makna selama kalimatnya benar

• Karena intonasi hanya dibutuhkan saat menggunakan bahasa asing

Dalam menerima telepon secara profesional, apa kalimat pembuka yang paling tepat?

• Halo, ada perlu apa?

• Selamat pagi, dengan saya di sini. Ada yang ingin dibicarakan?

• Selamat pagi, PT Sejahtera Jaya, dengan Lani di sini. Ada yang bisa saya bantu?

• Pagi, kamu ngomong sama siapa nih?

• Hai, bisa ngomong sekarang?

Apa yang sebaiknya dilakukan jika terjadi gangguan sinyal saat berbicara melalui telepon?

• Meminta lawan bicara untuk berbicara lebih keras

• Meneruskan pembicaraan walau terdengar putus-putus

• Mengalihkan percakapan ke pesan singkat agar lebih praktis

• Berpindah ke lokasi dengan sinyal lebih baik dan menggunakan perangkat pendukung

• Meminta lawan bicara mengulang semuanya dari awal

Ketika seseorang menyampaikan informasi terlalu cepat dalam telepon, langkah apa yang paling tepat diambil?

• Membiarkan hingga selesai lalu menyimpulkan sendiri

• Menghentikan pembicaraan dan meminta untuk tidak terburu-buru

• Mencatat sebisanya meski informasi kurang jelas

• Menyela pembicaraan dan segera mengakhiri panggilan

• Merekam pembicaraan secara diam-diam agar bisa diputar ulang

Salah satu teknik komunikasi yang baik saat menelepon adalah...

• Mengabaikan jeda agar tidak membuang waktu percakapan

• Menggunakan sapaan formal dan berbicara dengan tempo yang nyaman

• Menyesuaikan gaya bicara lawan bicara secara spontan

• Memberikan banyak informasi sekaligus tanpa jeda

• Menghindari penggunaan kalimat konfirmasi yang berulang

Manakah dari pernyataan berikut yang bukan merupakan prosedur menerima panggilan telepon secara profesional?

• Mengucapkan salam dan menyebut nama perusahaan

• Menjawab dengan cepat dan tanpa basa-basi

• Mendengarkan dengan saksama hingga pesan selesai disampaikan

• Memberikan respon yang jelas dan sopan

• Mengakhiri pembicaraan setelah memastikan pesan telah dipahami

Jika lawan bicara mengalami kesulitan memahami karena perbedaan aksen, tindakan paling bijak adalah...

• Mengakhiri panggilan karena dianggap tidak efisien

• Mengulang informasi penting dengan bahasa yang lebih sederhana

• Meminta untuk mengganti bahasa percakapan ke bahasa daerah

• Menyesuaikan intonasi agar terdengar lebih lokal

• Menyuruh lawan bicara menghubungi kembali di lain waktu

Kapan sebaiknya kita melakukan konfirmasi informasi dalam percakapan telepon?

• Hanya jika diminta oleh atasan

• Setelah panggilan berakhir dan ditulis dalam catatan pribadi

• Ketika informasi penting atau berisiko terjadi miskomunikasi

• Jika komunikasi berlangsung lebih dari lima menit

• Setiap kali muncul keheningan dalam percakapan

Mengapa penting untuk menutup percakapan dengan menyampaikan terima kasih?

• Karena sudah menjadi kebiasaan masyarakat Indonesia

• Untuk menunjukkan bahwa waktu yang dihabiskan sangat berharga

• Karena tanpa itu komunikasi tidak akan dianggap selesai

• Sebagai bentuk profesionalisme dan menghargai lawan bicara

• Agar pembicaraan dianggap resmi oleh perusahaan