¿Qué aspecto clave define a un sistema de gestión documental eficiente?

Sistema de Gestión Documental

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Engineering
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Professional Development
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Jonathan Méndez
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15 questions
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1.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
Uso exclusivo de herramientas digitales.
Garantizar accesibilidad, control y preservación de documentos.
Automatización completa de todos los procesos organizacionales.
Eliminación de los archivos físicos.
Answer explanation
Un sistema de gestión documental eficiente asegura que los documentos sean accesibles, estén organizados y protegidos para cumplir con los objetivos organizacionales.
2.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
Según la ISO 30301, el enfoque del sistema de gestión documental debe:
Limitarse al uso de software especializado.
Garantizar únicamente la digitalización de documentos.
Estar alineado con los objetivos estratégicos de la organización.
Reducir los costos operativos relacionados con la impresión.
Answer explanation
La ISO 30301 destaca que la gestión documental debe respaldar las metas estratégicas, no solo ser un proceso operativo aislado.
3.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
¿Qué implica el ciclo de vida de un documento?
La creación, distribución, consulta y eliminación de los documentos.
El almacenamiento indefinido de documentos físicos.
Todas las anteriores
Ninguna de las anteriores
Answer explanation
La creación, distribución, consulta y eliminación de los documentos
son las etapas clave del ciclo de vida de un documento, desde su inicio hasta su disposición final.
4.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
¿Cuál es la relación principal entre la ISO 15489 y la gestión documental?
Proporciona pautas específicas para la eliminación de documentos.
Detalla procesos para digitalización masiva.
Establece directrices generales para la gestión de documentos.
Exige la integración con otros estándares internacionales.
Answer explanation
La ISO 15489 proporciona pautas sobre cómo gestionar documentos para garantizar su integridad y accesibilidad a lo largo de su ciclo de vida.
5.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
¿Qué etapa del ciclo de vida documental requiere mayor control de seguridad?
Clasificación y registro.
Uso, consulta y distribución.
Conservación y archivo.
Disposición final.
Answer explanation
Durante esta etapa, los documentos pueden estar más expuestos a riesgos como accesos no autorizados o uso indebido.
6.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
¿Por qué es importante realizar un diagnóstico inicial antes de implementar un sistema de gestión documental?
Para identificar tecnologías disponibles que porten al proceso.
Para evaluar los procesos actuales y detectar brechas normativas.
Todas las anteriores.
Para evitar la necesidad de auditorías futuras.
Answer explanation
El diagnóstico inicial es crucial para identificar áreas de mejora y cumplir con requisitos legales y normativos.
7.
MULTIPLE CHOICE QUESTION
3 mins • 1 pt
Un sistema de gestión documental basado en ISO 30301 debe:
Centralizar la toma de decisiones en un solo departamento.
Adaptarse a los objetivos estratégicos de la organización.
Incluir únicamente procesos internos de documentación.
Priorizar la eliminación rápida de documentos físicos.
Answer explanation
La ISO 30301 resalta que la gestión documental debe apoyar directamente las metas estratégicas.
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