Pertanyaan Manajemen Komunikasi Proyek

Dalam proyek infrastruktur jaringan XYZ Anda, Anda telah menentukan jenis, format, nilai, dan kebutuhan informasi dari para pemangku kepentingan melalui analisis kebutuhan komunikasi. Sumber daya proyek harus dikeluarkan hanya untuk mengkomunikasikan informasi yang:

• Berasal dari sponsor atau kantor manajemen proyek.

• Telah dihasilkan hanya oleh anggota tim proyek.

• Relevan bagi pemangku kepentingan yang paling berpengaruh dan kuat.

• Berkontribusi pada keberhasilan proyek atau di mana kurangnya komunikasi dapat menyebabkan kegagalan.

Seorang manajer proyek sedang dalam proses memastikan bahwa kebutuhan informasi para pemangku kepentingan proyek terpenuhi dengan memantau dan mengendalikan komunikasi sepanjang siklus hidup proyek. Manajer proyek terlibat dalam proses mana?

• Mengarahkan dan Mengelola Pekerjaan Proyek

• Memantau dan Mengendalikan Pekerjaan Proyek

• Memantau Komunikasi

• Mengelola Komunikasi

Anda berada dalam proses Perencanaan Manajemen Komunikasi untuk mengidentifikasi informasi dan kebutuhan komunikasi dari orang-orang yang terlibat dalam proyek Anda dengan menentukan apa yang perlu dikomunikasikan, kapan, kepada siapa, dengan metode apa, dalam format mana, dan seberapa sering. Mana dari berikut ini yang PALING terkait dengan proses ini?

• Analisis kebutuhan komunikasi

• Sistem manajemen informasi

• Keterampilan interpersonal

• Pelaporan kinerja

Seorang manajer proyek memimpin tim yang terdiri dari lima belas anggota tim. Salah satu anggota tim tidak didedikasikan untuk proyek dan mengalami masalah kinerja. Bentuk komunikasi apa yang dapat digunakan manajer proyek untuk menangani situasi semacam ini?

• Tertulis informal

• Verbal informal

• Tertulis formal

• Verbal formal

Anda baru-baru ini berhasil menyelesaikan proyek pusat data yang telah berproduksi selama lebih dari sebulan. Semua pemangku kepentingan telah secara resmi menyetujui proyek, dan tidak ada masalah yang dilaporkan sejak proyek berproduksi. Saat meninjau salah satu deliverable proyek Anda dengan seorang manajer proyek yang sedang mempersiapkan proyek serupa, Anda menemukan masalah dalam proyek Anda yang dapat menyebabkan masalah keselamatan kecil di masa depan. Apa yang harus Anda lakukan dalam keadaan ini?

• Berkomunikasi dengan manajemen Anda tentang temuan Anda baik secara verbal maupun tertulis.

• Tidak perlu membawa masalah keselamatan kecil ini ke perhatian pelanggan karena tidak ada keluhan yang diajukan.

• Segera hubungi pelanggan dan beri tahu mereka tentang masalah keselamatan.

• Karena ini adalah masalah keselamatan kecil, dapat diperbaiki tanpa memberi tahu pelanggan.

Sebagai seorang manajer proyek, Anda tahu Anda akan menghabiskan 90 persen waktu Anda berkomunikasi dengan semua pihak yang terlibat dalam proyek Anda. Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki sikap fisik yang tepat seperti ekspresi wajah, gerakan tangan, dan bahasa tubuh, saat menyampaikan pesan. Anda juga perlu sangat memperhatikan nada dan intonasi suara Anda, dan Anda harus mencoba menerima komentar dan umpan balik dari penerima saat berkomunikasi. Keterampilan komunikasi Anda akan paling banyak digunakan selama proses mana dari berikut ini?

• Pengendalian Perubahan Komunikasi

• Mengelola Komunikasi

• Melaporkan Kinerja

• Merencanakan Manajemen Komunikasi

Anda berhasil mengelola proyek perangkat lunak untuk mengotomatiskan proses bisnis untuk salah satu klien Anda. Seorang pemangku kepentingan kunci mengungkapkan kekhawatirannya kepada Anda tentang kurangnya informasi relevan tentang deliverable timnya dalam laporan status proyek yang telah Anda kirimkan. Dia khawatir bahwa timnya tidak memiliki visibilitas dalam proyek ini dan telah meminta Anda untuk melihat masalah ini sesegera mungkin. Apa yang harus Anda lakukan PERTAMA kali dalam situasi ini?

• Meninjau kembali proses distribusi informasi dalam proyek Anda.

• Mengadakan pertemuan mendesak dengan para pemangku kepentingan untuk memahami apa yang sedang dikerjakan timnya.

• Meminta pemangku kepentingan untuk mengirimkan status timnya sehingga Anda dapat memasukkannya dalam laporan Anda.

• Meninjau kembali rencana manajemen komunikasi Anda.

Seorang manajer proyek yang mengawasi proyek implementasi ERP merencanakan untuk mendistribusikan volume besar informasi tentang proyek kepada audiens yang besar. Dia memutuskan untuk memposting informasi tersebut di repositori pengetahuan online untuk diakses sesuai kebijaksanaan para pemangku kepentingan. Jenis metode komunikasi ini dikenal sebagai:

• Komunikasi interaktif

• Komunikasi dorong

• Komunikasi tarik

• Penilaian ahli

Sebagai seorang manajer proyek, Anda diharuskan untuk melaporkan kinerja proyek kepada semua pemangku kepentingan Anda secara teratur. Mana dari berikut ini yang dapat memanfaatkan Manajemen Nilai yang Diperoleh (EVM) dalam persiapannya untuk manajemen?

• Laporan status

• Laporan tren

• Laporan kemajuan

• Semua di atas

Metode komunikasi mana yang digunakan terutama untuk dokumen penting yang masuk ke dalam catatan proyek?

• Verbal informal

• Tertulis informal

• Verbal formal

• Tertulis formal