Evaluación del aprendizaje del SGDEA

Qué significa SGDEA y cuál es su función principal?

• • Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – Permite administrar, conservar y acceder a documentos digitales de forma segura.

• • Sistema de Gestión de Documentos Elementales y Actuales – Se enfoca en documentos básicos de uso frecuente.

• • Un sistema de indicadores y reportes para medir la eficiencia documental.

• • Un sistema operativo utilizado en la gestión interna de la organización.

El SGDEA de la UNAL se compone de dos módulos cuales son?:

• • Módulo de facturación y módulo de logística

• • Módulo de gestión de PQRS / comunicaciones oficiales y módulo de archivo electrónico

• • Módulo de nómina y módulo de firmas

¿Qué representa el número de radicado en el SGDEA?

• • Una respuesta generada por el sistema al recibir un documento.

• • Un número asignado automáticamente a todo tipo de documento, incluidos los anexos.

• • Un número único que identifica al documento principal registrado en el sistema y permite su respectivo seguimiento y trámite.

• • Un código interno del sistema sin relevancia en la gestión documental.

¿Qué tipo de documentos deben ser radicados en el SGDEA?

• • Solo los documentos internos entre dependencias.

• • Únicamente los documentos recibidos de ciudadanos.

• • Documentos que no tienen valor administrativo.

• • Todos los documentos que ingresan y salen de la entidad, así como los generados internamente con valor administrativo.

¿Cuáles son los canales de recepción de las comunicaciones oficiales en el SGDEA?

• • Canal correo certificado, canal físico, canal página web

• • Canal físico, canal página web, canal correo electrónico

• • Canal verbal, canal página web, canal correo electrónico

¿Cuáles son los formatos de archivos más comunes que se utilizan en el SGDEA?

(Seleccione las dos opciones correctas)

• • MP3, WAV, FLAC

• • AVI, MP4, MKV

• • CSV, JPG, PNG, ZIP

• • XML, DOCX, PDF, ODT

Que representan o significan los colores de estados en la gestión de una comunicación oficial? (verde, rojo, amarillo, gris)

• • Nuevo, vencido, por vencer, leído

• • Redactado, impreso, recibido, aceptado

• • Interno, externo, compartido, duplicado

¿Cuál es la ruta para dar respuesta a un radicado?

• • Radicado - Pestaña Expedientes - Incluir

• • Radicado - Pestaña Documentos anexos - anexar documento

• • Ingresar al radicado por la fecha - ir a pestaña Histórico - hacer clic en el botón "+Nuevo Borrador"

• • Modulo Creación - hacer clic en el botón "Nuevo Borrador"

¿Cómo es posible consultar la trazabilidad de un radicado?

• • A través de un reporte exportado manualmente

• • En la pestaña información del radicado

• • En la pestaña ‘’Histórico’’ del radicado

• • En el módulo Reportes generales

¿Cómo se finaliza correctamente un radicado en el SGDEA?

• • Se debe contactar a Gestión Documental y se informa por teléfono.

• • Se identifica el radicado en la bandeja correspondiente y se envía a Archivo utilizando la acción "Finalizar trámite".

• • Se comparte con el jefe para que él lo transfiera al Archivo

• • Se marca como ‘’por enviar’’ para que se finalice el trámite.