Conservación y Gestión Documental

Conteste falso o verdadero de acuerdo con la siguiente afirmación: El espacio destinado a la custodia de documentos de archivo debe reunir condiciones óptimas que garanticen su conservación, accesibilidad y una gestión adecuada.

• Falso

• Verdadero

¿Cuál de los siguientes aspectos es fundamental tener en cuenta para una adecuada conservación de documentos en el área de recursos humanos?

• Ubicación, estructura, estantería, ventilación, iluminación, limpieza periódica, temperatura, humedad y manipulación adecuada de los documentos

• Únicamente el tipo de archivo digital utilizado

• La cantidad de copias impresas que se realizan

• El diseño del documento y el tipo de letra utilizado

¿Por qué es importante la organización documental en una empresa?

• Para aumentar la cantidad de documentos físicos

• Para eliminar documentos antiguos sin ningún criterio

• Para facilitar el acceso, control y conservación de la información

• Para llenar espacio en los archivadores

¿Cuáles de los siguientes son efectos comunes de la desorganización documental en una organización? (Marque 4 opciones)

• Pérdida de información importante

• Dificultad para cumplir con normativas legales

• Deterioro documental

• Mayor eficiencia en los procesos administrativos

• Retrasos en la toma de decisiones

¿Cuál es la norma técnica sectorial en Colombia que regula la gestión documental en las empresas?

• NTC 5616

• NTC 1486

• NTC 1901

• NTC 6050

¿Cuáles de las siguientes características definen a un documento desde la gestión documental?

• Es un objeto físico o digital que contiene información

• Solo puede ser un archivo en formato PDF

• Tiene un valor administrativo, legal o histórico para la organización

• Solo puede ser creado por personal administrativo

• Es un registro que debe ser gestionado según procedimientos establecidos

¿Cuáles de los siguientes son ejemplos de documentos físicos y virtuales en una organización?

• Solo los documentos almacenados en servidores digitales

• Solo los documentos impresos

• Documentos tanto impresos en papel como almacenados en formatos digitales

• Ninguno

Responder falso o verdadero a la siguiente afirmación: Un archivo es un conjunto de documentos organizados únicamente por temas actuales, eliminando los documentos antiguos, sin importar su fecha, forma o material de soporte, ya que no se consideran relevantes para la historia o la gestión institucional.

• Falso

• Verdadero

¿Cuál es el objetivo principal del Acuerdo 060 de 2001 en Colombia?

• Establecer criterios para la evaluación del desempeño laboral en entidades públicas.

• Reglamentar los procesos de contratación pública en el ámbito nacional

• Establecer pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas

• Determinar los lineamientos para la protección de datos personales en las instituciones del Estado

Durante el proceso de contratación de un trabajador en Colombia, el empleador debe generar y/o solicitar ciertos documentos que garanticen el cumplimiento de la normativa laboral. ¿Cuál de los siguientes documentos hace parte obligatoria de dicho proceso?

• La carta de recomendación de un familiar, el certificado de tradición y libertad de la vivienda del trabajador

• La carta de recomendación de un familiar cercano y los certificados de estudio

• El contrato de trabajo firmado por ambas partes

• La constancia de afiliación del trabajador a un fondo de inversión voluntaria