(PART 1) CU2: OFFICE DOCUMENTATION

Apakah yang ditakrifkan dengan RINTAS?

• Kaedah penulisan yang hanya menggunakan penggunaan vokal tanda baca.

• Kaedah penulisan yang penting untuk kemudahan eksekutif sesebuah organisasi sahaja.

• Kaedah penulisan yang sukar dan hanya boleh digunakan oleh setiausaha dan pembantu tadbir sesebuah organisasi sahaja.

• Kaedah penulisan yang ringkas supaya dapat menulis dengan pantas bagi eksekutif, setiausaha, dan pembantu tadbir di sesebuah organisasi.

Apakah maklumat yang perlu ada dalam surat makluman?

• Nama program

• Individu yang terlibat

• Tajuk besar program

• Tarikh, masa dan tempat

Sebagai seorang Setiausaha, kemahiran menggunakan aplikasi Microsoft PowerPoint amatlah digalakkan dalam membantu memudahkan perjalanan urustadbir syarikat. Apakah antara kebaikan menggunakan aplikasi tersebut?

• Memudahkan pembangunan aplikasi multimedia dengan menyediakan "template" yang terhad.

• Menyediakan kemudahan yang sukar untuk dipelajari dan dikuasai oleh individu yang menggunakannya.

• Merupakan perisian persembahan yang terbaik untuk membuat pengiraan kewangan perniagaan syarikat.

• Menyediakan kemudahan bagi membolehkan individu memasukkan unsur-unsur audio, video serta animasi ke dalam persembahan.

Apakah yang dimaksudkan dengan isi kandungan yang terdapat dalam komponen surat rasmi?

• Maklumat-maklumat yang dicetak di bahagian atas surat rasmi syarikat.

• Surat perlu diberikan tajuk atau perkara yang dapat menggambarkan kandungan surat.

• Surat yang dikeluarkan hendaklah mengandungi maksud yang jelas dan terang.

• Nama pegawai ditulis tanpa meletakkan panggilan hormat dan menggunakan huruf besar (tebal)

Apakah definisi dokumen dalaman yang digunakan dalam sesebuah organisasi?

• Komunikasi bertulis yang digunakan dalam sesebuah organisasi untuk berhubung secara rasmi.

• Dokumen tertulis yang mempunyai informasi terperinci tentang sesuatu subjek atau kegiatan tertentu.

• Komunikasi secara verbal yang digunakan dalam sebuah organisasi untuk berhubung secara rasmi.

• Catatan singkat yang biasanya digunakan untuk komunikasi verbal di antara anggota sebuah organisasi.

Nyatakan tujuan menyediakan dokumen luaran bagi kegunaan sesebuah organisasi.

• Sebagai dokumen pengesahan pihak atasan.

• Lebih formal dan sistematik untuk berfungsi sebagai dokumen.

• Sumber rekod maklumat urusan perniagaan, aduan dan memo yang melibatkan organisasi luar.

• Sumber bukti yang sah disisi undang-undang bahawa terdapatnya dokumen hitam putih yang melibatkan sesuatu urusan.

Berapakah peratusan perkataan yang mesti tepat dilakukan oleh seorang individu jika kepantasan menaip yang diperlukan adalah 35 psm dengan 4% kesalahan?

• 90% perkataan yang mesti tepat.

• 92% perkataan yang mesti tepat

• 94% perkataan yang mesti tepat

• 96% perkataan yang mesti tepat

Apakah perbezaan diantara ROM dan RAM?

• Data dan arahan dalam RAM sukar diubahsuai, manakala data dan arahan dalam ROM boleh diubahsuai.

• RAM menyimpan program di luar sistem komputer, manakala ROM menyimpan program di dalam sistem komputer.

• RAM menyimpan arahan dan data yang sedia ada, manakala ROM menyimpan data dan arahan yang sedang diproses.

• Data yang disimpan dalam RAM akan terpadam jika suis dimatikan, manakala data dalam ROM akan disimpan secara kekal walaupun suis dimatikan.

Apakah perkara yang perlu dilaksanakan bagi menentukan keselamatan dan kesahihan e-mel rahsia rasmi?

• E-mel rahsia rasmi bertanda Rahsia Besar dan Rahsia boleh dimajukan kepada pihak lain.

• Penyulitan mesti dilakukan ke atas semua e-mel rahsia rasmi yang dihantar, diterima dan disimpan.

• Emel yang melibatkan maklumat rahsia rasmi yang hendak dimusnahkan tidak perlu diganti dengan fail yang lain.

• Penerima e-mel rahsia rasmi tidak perlu mengesahkan kesahihan dokumen apabila ditandatangani secara digital oleh pengirim.

“Sijil dan Dokumen Berdaftar merupakan antara dokumen umum dan boleh dikelaskan sebagai dokumen awam yang disediakan oleh penjawat awam dalam melaksanakan tugas-tugas awamnya serta terbuka untuk pemeriksaan kepada mana-mana orang.”

Apakah ciri-ciri dokumen umum yang bedasarkan kenyataan di atas?

• Tersedia untuk orang ramai.

• Fakta yang kekal dan tidak boleh diubah.

• Bukti rasmi tentang individu secara fizikal.

• Mengandungi maklumat tentang diri pemegang dokumen.