CBF 3136 PENGURUSAN FAIL

PILIH DEFINISI YANG BETUL BAGI SISTEM PEMFAILAN

• Unit yang melaksanakan arahan yang diberi dengan memproses

  data-data

• Sistem penyimpanan rekod dan dokumen bagi sesebuah organisasi. Ia

  membantu sesebuah syarikat menyimpan rekod dan dokumen secara teratur dan sistematik

  supaya pengesanan dapat dibuat secara efisien apabila diperlukan.

• Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan-

  kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan

  identitinya yang tersendiri.

APAKAH MATLAMAT BAGI SISTEM PEMFAILAN?

• Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang

  ditetapkan dengan kos perbelanjaan yang terendah.

• Menjadi sumber maklumat yang sah, tepat dan andal serta sebagai cara untuk

  mendokumenkan keputusan.

• Rekod yang kandungannya boleh dipercayai

  sebagai bukti yang lengkap dan tepat tentang urusan yang dilaksanakan, aktiviti atau

  fakta yang diperakui dan boleh diharapkan dalam pelaksanaan urusan

PILIH 3 FUNGSI BAGI SISTEM PEMFAILAN.

• Membantu peningkatan prestasi pelaksanaan aktiviti secara berkesan di sesebuah

  organisasi.

• Untuk memenuhi keperluan pihak pengurusan organisasi.

• Menjalankan urusan secara teratur, cekap dan bertanggungjawab.

• Menyokong dan mendokumenkan pembentukan dasar serta proses membuat

  keputusan.

PILIH 4 CIRI-CIRI SISTEM PEMFAILAN YANG BETUL.

• KESAHIHAN

• KESILAPAN

• KEANDALAN

• KESEMPURNAAN

• KEMUSNAHAN

JELASKAN MAKSUD KEANDALAN DALAM KONTEKS PENGURUSAN FAIL.

• Sistem pemfailan yang boleh digunakan ialah rekod yang boleh dicari, didapatkan

  semula, digunakan dan ditafsirkan.

• Sesuatu rekod hendaklah menggambarkan dengan tepat apa yang disampaikan,

  diputuskan atau dilakukan.

• Sistem pemfailan yang sahih ialah rekod yang diwujudkan dan dihantar oleh

  pewujudnya serta menepati tujuan kewujudannya

• Sistem pemfailan yang andal ialah rekod yang kandungannya boleh dipercayai

  sebagai bukti yang lengkap dan tepat tentang urusan yang dilaksanakan, aktiviti atau

  fakta yang diperakui dan boleh diharapkan dalam pelaksanaan urusan atau aktiviti

  berikutnya.

PILIH 1 KRITERIA PENUTUPAN FAIL YANG BETUL.

• Apabila kulit fail terkoyak sedikit

• Apabila fail sudah tebal iaitu mencapai ketebalan 4 cm, tindakan baharu hendaklah dilakukan di

  dalam kulit fail baharu.

• Apabila fail sudah mencecah 80 lampiran, tindakan baharu hendaklah dilakukan di

  dalam kulit fail baharu.

SILA PILIH 2 FAEDAH MENGINDEKS FAIL/DOKUMEN.

• Mengurangkan kawalan pembukaan fail sambungan / jilid

• Mudah mencari / mengesan fail

• Memperlihatkan kecekapan/imej pentadbiran

• Mengurangkan kawalan pewujudan fail

BERIKAN MAKSUD "ASCII" DALAM KONTEKS JENIS SISTEM PENGEKODAN DOKUMEN.

PILIH 3 KATEGORI PENGEKODAN DOKUMEN YANG BETUL

• KATEGORI WARNA

• KATEGORI ABJAD

• KATEGORI NOMBOR

• KATEGORI SAIZ

• KATEGORI TARIKH/BULAN

PILIH JAWAPAN YANG BETUL BAGI SISTEM PENGEKODAN DOKUMEN

• ASCII

• SISTEM ABJAD

• SISTEM KLASIFIKASI PERSEPULUHAN DEWEY

• SISTEM PENGEKODAN BAR JAUH

• SISTEM PENGURUSAN FAIL