Gestión de las Comunicaciones (Area de Conocimeinto)

Como director de proyectos, te das cuenta de que en una reunión de seguimiento con un grupo de partes interesadas, varias opiniones no están siendo escuchadas, y algunos miembros del equipo no están participando activamente. Esto puede generar malentendidos y falta de alineación.

¿Qué deberías hacer para mejorar la comunicación en este escenario?

• a) Enviar un email resumiendo los puntos importantes y esperar que todos lo revisen.

• b) Solicitar feedback individual a las partes interesadas y promover un espacio de discusión más abierto en las próximas reuniones.

• c) Limitar la comunicación solo al equipo técnico para mantener la confidencialidad.

• d) Aumentar la frecuencia de las reuniones sin cambiar la dinámica.

Durante el desarrollo del proyecto, recibes una solicitud de un patrocinador para obtener un informe actualizado de avances. Sin embargo, en la planificación de las comunicaciones, no se especificó claramente el modo en que se entregarán estos informes. ¿Cuál es la mejor acción a seguir?

• a) Elaborar rápidamente un informe y enviarlo por correo electrónico sin revisar su contenido.

• b) Revisar el plan de comunicaciones, preparar el informe siguiendo ese plan, y enviarlo por el canal acordado con antelación.

• c) Pedir al patrocinador que espere hasta la próxima reunión formal para recibir la información.

• d) Crear un informe en una reunión improvisada sin seguir el plan de comunicaciones.

Una parte interesada clave del proyecto expresa insatisfacción porque ha recibido información que considera insuficiente o confusa. Como gerente de proyecto,

¿Cuál sería la mejor forma de abordar esta situación?

• a) Ignorar su preocupación y continuar con la comunicación planificada.

• b) Solicitar una reunión para entender sus inquietudes y ajustar la comunicación en respuesta a sus necesidades, asegurando una comunicación clara y efectiva.

• c) Decidir reducir la cantidad de información compartida para evitar confusiones futuras.

• d) Enviar un mensaje en cadena a todos, minimizando la interacción individual.

En una fase crítica del proyecto, identificas que varias comunicaciones importantes no están documentadas en los registros oficiales del proyecto, y eso puede generar confusión o problemas en auditorías futuras.

¿Qué deberías hacer?

• a) Ignorar la situación y continuar con las actividades.

• b) Documentar inmediatamente todas las comunicaciones relevantes y ajustar el registro del proyecto.

• c) Solo registrar las comunicaciones oficiales y dejar de lado las informales.

• d) Repetir todas las comunicaciones para asegurarte de que están documentadas.

El equipo del proyecto ha identificado que algunas partes interesadas no están recibiendo la información necesaria. ¿Qué acción deberías tomar?

• a) Enviar un email a todas las partes interesadas, sin verificar si recibieron la información.

• b) Revisar el plan de comunicaciones, confirmar los canales y ajustar la estrategia para garantizar una mejor distribución.

• c) Enviar información únicamente a las partes interesadas principales y omitir a las secundarias.

• d) Reducir la cantidad de informes para no sobrecargar a las partes interesadas.

Una parte interesada importante se queja de que no le entienden los informes técnicos del avance del proyecto. Como gerente, ¿qué deberías hacer?

• a) Solicitar que el informe sea más técnico y detallado, como originalmente solicita.

• b) Realizar una reunión para entender sus dudas y adaptar la información para que sea comprensible.

• c) Enviar el mismo informe y esperar que lo entienda con el tiempo.

• d) Limitar la comunicación solo a los informes escritos para mantener la formalidad.

El equipo de comunicación del proyecto no está proporcionando actualizaciones periódicas a las partes interesadas como se había planificado. ¿Qué deberías hacer?

• a) Continuar esperando y no hacer nada.

• b) Comunicarte con el equipo, entender las causas y asegurar que las actualizaciones se entreguen en el futuro según lo planificado.

• c) Eliminar la gestión formal de las comunicaciones y hacerlas de manera informal.

• d) Limitar las actualizaciones solo a los informes finales del proyecto.

Tienes una reunión con varias partes interesadas, y notas que algunos participantes no han preparado la información que deben presentar. ¿Qué acción deberías tomar?

• a) Proporcionarles tiempo adicional para preparar la información.

• b) Sustituir a esas partes por otras que sí estén preparadas.

• c) Reprogramar la reunión y recordarles claramente sus responsabilidades con antelación.

• d) Cancelar la reunión para evitar la mala impresión.

En una revisión de control de cambios, surge una solicitud que afecta el alcance del proyecto y requiere una comunicación formal a todas las partes interesadas. ¿Cuál es la mejor práctica?

• a) Comunicar la decisión solo al patrocinador y al equipo técnico.

• b) Actualizar todos los registros, plan de comunicaciones y enviar una notificación formal a todas las partes interesadas afectadas.

• c) Esperar a la próxima reunión para comunicar los cambios.

• d) Comunicar la información solo de forma verbal para mantener la flexibilidad.

El equipo del proyecto considera que algunos correos electrónicos enviados a las partes interesadas contienen información confidencial que no debería ser compartida. ¿Qué deberías hacer?

• a) Compartir todos los correos con todas las partes para garantizar transparencia.

• b) Revisar la política de confidencialidad, ajustar la comunicación y enviar solo la información autorizada.

• c) Eliminar los correos y no comunicar esa información.

• d) Enviar un correo adicional aclarando que la información no es confidencial.