SISTEM PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP

Berikut ini yang merupakan pengertian arsip adalah ......

• Laporan kegiatan yang disampaikan akhir tahun

• Barang-barang yang digunakan untuk keperluan kantor

• Dokumen yang dibuat dan diterima dalam pelaksanaan kegiatan sebagai bahan informasi dan bukti

• Surat yang sudah tidak digunakan lagi

Tujuan utama dari pengelolaan arsip adalah...

• Menambah beban kerja staf administrasi

• Menghiasi ruangan kantor

• Menyimpan dokumen agar tidak terlihat oleh pimpinan

• Menyimpan dan menemukan kembali arsip secara efektif dan efisien

Dalam sistem penyimpanan abjad, urutan penempatan dokumen didasarkan pada

• Nomor surat

• Lokasi wilayah

• Tanggal surat

• Nama atau huruf awal nama

Arsip dengan sistem penyimpanan numerik diurutkan berdasarkan...

• Nama pengirim

• Nomor urut dokumen

• Lokasi geografis

• Topik atau subjek

Sistem pengarsipan berdasarkan wilayah biasanya digunakan oleh...

• Perusahaan internasional

• Sekolah dasar

• Perusahaan jasa transportasi yang memiliki cabang di berbagai daerah

• Pabrik makanan

Jika arsip disimpan berdasarkan pokok permasalahan atau tema, maka sistem penyimpanan yang digunakan adalah...

• Abjad

• Tanggal

• Subjek

• Nomor

Salah satu keuntungan menggunakan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal adalah...

• Menyimpan arsip dengan bebas

• Mempermudah penyimpanan berdasarkan abjad

• Membantu pencarian berdasarkan urutan waktu

• Dapat digabung dengan sistem abjad

Salah satu permasalahan umum dalam pengarsipan adalah

• Tempat penyimpanan yang luas

• Sistem yang terlalu canggih

• Tidak adanya standar pengarsipan

• Jumlah staf pengarsip yang banyak

Salah satu solusi untuk mengatasi arsip yang hilang atau salah tempat adalah...

• Membuang arsip lama

• Menambah lemari arsip tanpa mencatatnya

• Menyimpan semua arsip di ruang terbuka

• Menerapkan sistem pengarsipan yang terstandar dan terstruktur

Manfaat dari sistem pengarsipan yang baik adalah

• Arsip mudah diakses dan keamanan informasi terjaga

• Meningkatkan kesulitan dalam pencarian dokumen

• Menambah beban kerja pegawai

• Memakan lebih banyak tempat penyimpanan